TWI là gì
TWI (Training Within Industry) là một bộ chương trình đào tạo ngắn, thực hành dành cho giám sát viên và tổ trưởng. Ba chương trình cốt lõi là Hướng dẫn công việc (JI), Phương pháp làm việc (JM) và Quan hệ trong công việc (JR): cách dạy công việc, cách cải tiến nó và cách xử lý vấn đề về con người.
TWI được tạo ra ở Hoa Kỳ trong giai đoạn 1940–1945 để nhanh chóng đào tạo giám sát viên và người hướng dẫn khi công nghiệp thời chiến mất đi công nhân có kinh nghiệm. Các tác giả như Donald Dinero cho thấy các ý tưởng này đến Nhật Bản sau chiến tranh và định hình cách Toyota dạy công việc tiêu chuẩn.
Ba dòng chương trình
Mỗi chương trình trả lời một câu hỏi mà giám sát viên gặp phải và có bốn bước cố định. Quy tắc giống nhau cho cả ba: học bằng cách làm, trong nhóm nhỏ, với vấn đề thực của người tham gia.
| Chương trình | Câu hỏi nó trả lời | 4 bước |
|---|---|---|
| JI (Job Instruction) | Làm sao dạy công việc để người ta thật sự học được? | Chuẩn bị người lao động; trình bày thao tác; cho làm thử; theo dõi |
| JM (Job Methods) | Làm sao làm cùng công việc với ít công sức và thời gian hơn? | Phân tích công việc; đặt câu hỏi về từng chi tiết; phát triển phương pháp mới; áp dụng phương pháp mới |
| JR (Job Relations) | Làm sao giải quyết vấn đề con người trước khi nó lớn lên? | Thu thập sự việc; cân nhắc và quyết định; hành động; kiểm tra kết quả |
Còn có PD (Program Development), dành cho những người phải giải quyết vấn đề sản xuất bằng đào tạo. Tại xưởng, JI, JM và JR là những chương trình bạn sẽ gặp nhiều nhất.
JI: 4 bước dạy công việc
- Chuẩn bị người lao động. Nêu công việc, tìm hiểu người đó đã biết gì, làm họ thoải mái, giải thích vì sao công việc quan trọng và đặt họ gần trạm làm việc.
- Trình bày thao tác. Nói, chỉ và minh họa từng bước quan trọng một, nhấn mạnh các điểm then chốt. Không đưa nhiều hơn mức người học tiếp thu được.
- Cho làm thử. Người học làm công việc, bạn sửa, rồi họ giải thích từng bước, điểm then chốt và lý do. Lặp lại cho đến khi chắc họ đã hiểu.
- Theo dõi. Để họ làm một mình, cho biết hỏi ai khi cần giúp, kiểm tra thường xuyên, khuyến khích đặt câu hỏi và giảm dần việc kèm cặp.
Câu tóm tắt JI: nếu người học chưa học được thì người dạy chưa dạy. Trách nhiệm về kết quả thuộc về người dạy.
Bước 2 dựa trên phiếu phân tích công việc gồm ba cột: các bước quan trọng (làm gì), điểm then chốt (điều quyết định chất lượng, an toàn hay sự dễ dàng) và lý do (vì sao). Nó theo cùng logic với một quy trình vận hành chuẩn tốt, nhưng được viết để dạy chứ không chỉ để ghi lại.
Ví dụ: phân tích một thao tác siết
Ví dụ minh họa (hư cấu): cố định một nắp vào vỏ bằng 4 vít ở 8 N·m tại trạm lắp ráp.
| Bước quan trọng | Điểm then chốt | Lý do |
|---|---|---|
| 1. Đặt nắp lên vỏ | Căn thẳng hai chốt dẫn hướng trước khi buông tay | Nắp đặt sai làm cong ren |
| 2. Vặn 4 vít bằng tay | Mỗi vít hai đến ba vòng, không dùng dụng cụ | Tránh vít lệch ren và rơi chi tiết |
| 3. Siết chéo bằng cờ lê lực ở 8 N·m | Theo thứ tự 1-3-2-4 và dừng khi nghe tiếng tách | Thứ tự phân bố tải; tiếng tách ngăn siết quá lực |
| 4. Đánh dấu các vít | Một vạch sơn đánh dấu lực trên mỗi đầu vít | Cho thấy từ xa nếu sót một vít |
Lưu ý điểm then chốt không phải là chỉ dẫn chung. Đó là chi tiết mà nếu quên sẽ gây lỗi, nguy hiểm hay làm lại. Nếu giám sát viên không điền được cột điểm then chốt, họ cần tự quan sát công việc, cùng với nghiên cứu thời gian tiêu chuẩn và người làm tốt nhất.
Một chỉ số đơn giản cho tác động của JI là thời gian đến khi làm việc độc lập: số ngày từ lúc thao tác viên đến cho đến ca đầu tiên không cần kèm cặp. Nếu giảm từ 15 xuống 9 ngày, mức giảm là (15 − 9) ÷ 15 = 40%. Hãy ghi trước và sau trên cùng một thao tác để so sánh công bằng.
JM và JR tóm tắt
JM. Bắt đầu từ phân tích công việc và đặt câu hỏi về từng chi tiết: vì sao cần, ở đâu, khi nào, ai và làm thế nào. Rồi loại bỏ, gộp, sắp xếp lại hoặc đơn giản hóa. Đó là cầu nối giữa đào tạo và kaizen: cải tiến do giám sát viên thực hiện từng bước nhỏ với chi phí thấp.
JR. Cung cấp một quy trình cho vấn đề con người: thu thập sự việc (kể cả ý kiến và cảm xúc), cân nhắc và quyết định, hành động trong phạm vi trách nhiệm của mình và kiểm tra kết quả. Dùng cho đi muộn, xung đột giữa đồng nghiệp, hiệu suất giảm hoặc kháng cự thay đổi, và kết hợp với quản lý thay đổi.
Cách triển khai TWI trong nhà máy
- Chọn các thao tác then chốt. Bắt đầu từ những thao tác gây lỗi, tai nạn hoặc phụ thuộc vào một người.
- Chuẩn hóa trước khi dạy. Nếu mỗi ca làm một kiểu, hãy xác định phương pháp tốt nhất bằng công việc tiêu chuẩn.
- Đào tạo người hướng dẫn nội bộ. Giám sát viên và thao tác viên giàu kinh nghiệm thực hành JI trong nhóm nhỏ, với thao tác của chính họ.
- Lập phiếu phân tích cho từng thao tác và để tại trạm.
- Ghi lại ai đã được đào tạo trong ma trận kỹ năng và dùng nó để lên kế hoạch các buổi tiếp theo.
- Theo dõi cùng người lãnh đạo. Đưa việc kiểm tra đào tạo vào thói quen của người lãnh đạo tại gemba.
Sai lầm thường gặp
- Dạy thao tác chưa được chuẩn hóa: người mới học sự biến thiên chứ không phải phương pháp.
- Bỏ bước 1 và vào ngay phần trình diễn mà không biết người học đã nắm gì.
- Đưa toàn bộ thông tin cùng lúc thay vì từng bước một.
- Nhầm điểm then chốt với quy tắc chung (“hãy cẩn thận”). Điểm then chốt phải cụ thể và kiểm tra được.
- Không theo dõi sau đào tạo. Bước 4 là nơi việc học bám rễ.
- Coi TWI là một khóa học làm một lần thay vì kỹ năng thường trực của giám sát viên.
Câu hỏi thường gặp
TWI viết tắt của gì?
Training Within Industry. Là bộ chương trình được tạo ở Hoa Kỳ trong giai đoạn 1940–1945 để đào tạo giám sát viên.
4 bước của Hướng dẫn công việc là gì?
Chuẩn bị người lao động, trình bày thao tác, cho làm thử và theo dõi.
JI, JM và JR khác nhau thế nào?
JI dạy công việc, JM cải tiến phương pháp và JR xử lý vấn đề con người. Mỗi chương trình có bốn bước.
Phiếu phân tích công việc là gì?
Phiếu liệt kê các bước quan trọng, điểm then chốt và lý do của một thao tác. Là nền tảng dạy học ở bước 2 của JI.
TWI có thay thế công việc tiêu chuẩn không?
Không. Công việc tiêu chuẩn xác định phương pháp tốt nhất; TWI dạy phương pháp đó để người ta học và áp dụng.
Đào tạo JI kéo dài bao lâu?
Theo truyền thống là 10 giờ trong năm buổi 2 giờ, theo nhóm nhỏ, có thực hành thật.
Nguồn tham khảo
- DINERO, D. Training Within Industry: The Foundation of Lean. New York: Productivity Press, 2005.
- GRAUPP, P.; WRONA, R. J. The TWI Workbook: Essential Skills for Supervisors. New York: Productivity Press, 2006.
- ROBINSON, A.; SCHROEDER, D. Training, Continuous Improvement, and Human Relations: The U.S. TWI Programs and the Toyota Production System. Target, v. 9, n. 1, 1993.
- LIKER, J. K. The Toyota Way: 14 Management Principles from the World's Greatest Manufacturer. New York: McGraw-Hill, 2004.
Các nguồn bằng tiếng Anh, trừ khi có ghi chú khác.
Về tác giả
Chuyên gia Lean Manufacturing và quản trị hành vi
Hơn 20 năm trong ngành ô tô và cơ khí kim loại (GM và Dana), thực hành Lean Manufacturing từ năm 2006. Là giảng viên SENAI và cố vấn của chương trình Brasil Mais Produtivo (Brazil), ông đã tư vấn, đào tạo và đánh giá cho hơn 50 doanh nghiệp, kết hợp chất lượng, năng suất và phát triển con người.
