Ma trận kỹ năng là gì
Ma trận kỹ năng (còn gọi là ma trận đào tạo chéo hay ma trận đa năng) là bảng giao giữa con người và các trạm làm việc, cho thấy cấp độ của từng người tại từng trạm. Nó trả lời ba câu hỏi: ai làm được gì, trạm nào phụ thuộc vào một người và ai cần được đào tạo về việc gì.
Đây là công cụ nối đào tạo TWI với công việc hằng ngày: không có hồ sơ thì không ai biết bao nhiêu phần của đội thực sự có thể thay thế khi có người vắng, khi nhu cầu tăng đột biến hay khi đổi ca.
Các cấp độ kỹ năng (0 đến 4)
Hãy dùng một thang ngắn duy nhất cho cả nhà máy. Năm cấp là đủ, miễn là mỗi cấp có tiêu chí quan sát được chứ không phải ý kiến.
| Cấp | Ý nghĩa | Tiêu chí quan sát được |
|---|---|---|
| 0 | Không biết trạm | Chưa từng làm ở đó |
| 1 | Đang đào tạo | Biết thao tác, chỉ làm khi có giám sát đầy đủ |
| 2 | Làm có hỗ trợ | Làm được thao tác nhưng vẫn cần giúp đỡ hoặc chưa đạt thời gian và chất lượng chuẩn |
| 3 | Độc lập | Làm đúng thời gian và chất lượng chuẩn, không cần hỗ trợ, theo công việc tiêu chuẩn |
| 4 | Người hướng dẫn | Làm chủ trạm, xử lý bất thường và có thể dạy người khác |
Chỉ cấp 3 và 4 được tính là đủ năng lực để thay thế tại một trạm. Cấp 4 nên có ở mọi trạm then chốt, vì người hướng dẫn tiếp theo sẽ đến từ đó.
Ví dụ: 5 thao tác viên và 6 trạm
Ví dụ hư cấu về một cell, với mục tiêu ít nhất 2 người đủ năng lực (cấp ≥ 3) cho mỗi trạm.
| Thao tác viên | Cắt | Dập | Hàn | Lắp ráp | Thử nghiệm | Đóng gói | Số trạm ≥ 3 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 0 | 2 | 0 | 3 | 3 |
| B | 0 | 4 | 2 | 3 | 1 | 0 | 2 |
| C | 2 | 0 | 4 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| D | 3 | 0 | 0 | 4 | 3 | 2 | 3 |
| E | 0 | 2 | 1 | 0 | 4 | 2 | 1 |
| Đủ năng lực (≥ 3) | 2 | 2 | 1 | 2 | 2 | 1 | — |
Đọc nhanh: trạm hàn chỉ có một người đủ năng lực (C), trạm đóng gói cũng vậy (A). Nếu C vắng, trạm hàn dừng. Hai trạm này là rủi ro của cell.
Cách tính mức bao phủ và đa năng
Mức bao phủ của trạm = người đủ năng lực ÷ mục tiêu (tối đa 100%)
Mức đa năng của một người = số trạm ở cấp ≥ 3 ÷ tổng số trạm
- Mức bao phủ của cell: mỗi trạm tính tối đa 2 (mục tiêu). Cắt, dập, lắp ráp và thử nghiệm có 2; hàn và đóng gói có 1. Tổng = 2+2+1+2+2+1 = 10, chia cho 6 × 2 = 12, cho ra 83,3%.
- Đa năng theo từng người: A và D có 3 trên 6 trạm (50%); B có 2 (33,3%); C và E có 1 (16,7%). Trung bình là 10 ÷ 30 = 33,3%.
- Tỷ lệ lấp đầy ma trận: tổng tất cả các cấp (50) ÷ mức tối đa có thể (5 × 6 × 4 = 120) = 41,7%.
Ba con số này phục vụ các mục đích khác nhau. Mức bao phủ đo rủi ro hôm nay, đa năng đo sự linh hoạt của từng người, còn tỷ lệ lấp đầy cho thấy tổng dư địa để phát triển.
Từ khoảng trống đến kế hoạch đào tạo
Kế hoạch xuất phát từ các trạm dưới mục tiêu. Chọn người cần đào tạo theo mức gần đến cấp 3 và đa năng hiện còn thấp.
| Trạm | Khoảng trống | Ai được đào tạo | Tiến triển | Công sức ước tính (ví dụ) |
|---|---|---|---|---|
| Hàn | Thiếu 1 người đủ năng lực | B | cấp 2 lên 3 | 24 giờ đào tạo tại chỗ |
| Đóng gói | Thiếu 1 người đủ năng lực | E | cấp 2 lên 3 | 16 giờ đào tạo tại chỗ |
| Đóng gói (người hướng dẫn) | chưa có cấp 4 | A | cấp 3 lên 4 | thực hành giảng dạy, sau đó |
Với B ở trạm hàn và E ở trạm đóng gói, cả hai trạm đạt 2 người đủ năng lực: mức bao phủ cell lên 12 ÷ 12 = 100% và đa năng trung bình tăng lên 12 ÷ 30 = 40%. Công sức 24 giờ + 16 giờ = 40 giờ chỉ là ước tính cho ví dụ; hãy dùng thời gian đào tạo thực tế của bạn cho mỗi cấp.
Hãy dạy bằng phương pháp JI và ghi lại ngày mỗi lần đổi cấp. Chính TWI đặt ra quy tắc: người học chỉ lên một cấp khi họ làm một mình, đạt chuẩn.
Cách xây dựng ma trận của bạn
- Liệt kê các trạm của cell hoặc dây chuyền theo thứ tự luồng. Nếu quá nhiều thao tác, hãy gộp những thao tác rất giống nhau.
- Xác định tiêu chí cho các cấp từ 0 đến 4, với thời gian và chất lượng mong đợi.
- Đánh giá bằng quan sát, cùng người lãnh đạo và nếu có thể cả thao tác viên. Đừng chỉ dựa vào tự đánh giá.
- Đặt mục tiêu bao phủ cho từng trạm: 2 cho trạm thông thường; nhiều hơn cho điểm nghẽn hoặc trạm có tỷ lệ luân chuyển cao.
- Tính các khoảng trống rồi chọn ai được đào tạo, về gì và trước khi nào.
- Treo ma trận trên bảng khu vực bằng quản lý trực quan và cập nhật ít nhất mỗi tháng.
Ma trận cũng cung cấp dữ liệu cho việc tính số nhân công và cân bằng dây chuyền: không có đa năng thì không thể điều chuyển thao tác viên khi takt thay đổi.
Sai lầm thường gặp
- Lập ma trận một lần rồi không bao giờ cập nhật. Ma trận lỗi thời gây hiểu lầm nhiều hơn là giúp ích.
- Cho cấp 3 vì nể nang hoặc thâm niên, không quan sát thời gian và chất lượng.
- Có trạm then chốt chỉ một người đủ năng lực mà không làm gì.
- Muốn mọi người làm được mọi trạm. Đa năng hoàn toàn rất tốn kém; hãy đặt mục tiêu theo từng trạm.
- Đào tạo mà không ghi lại. Nếu ngày và cấp không vào ma trận thì khóa đào tạo không tồn tại đối với việc lập kế hoạch.
- Dùng ma trận làm công cụ trừng phạt. Nó tồn tại để lập kế hoạch đào tạo.
Câu hỏi thường gặp
Ma trận kỹ năng là gì?
Bảng giao giữa người và trạm cho thấy cấp độ của từng người ở từng trạm. Dùng để lập kế hoạch bao phủ và đào tạo.
Ma trận kỹ năng có giống ma trận đào tạo chéo không?
Trong thực tế là có. Đào tạo chéo là khả năng một người làm việc ở nhiều trạm, còn ma trận là nơi ghi lại điều đó.
Nên dùng bao nhiêu cấp?
Năm cấp (0 đến 4) thường là đủ. Quan trọng là mỗi cấp có tiêu chí quan sát được.
Mức bao phủ của trạm được tính thế nào?
Chia số người đủ năng lực (cấp 3 hoặc 4) cho mục tiêu của trạm, giới hạn ở 100%. Trong ví dụ, trạm hàn có 1 trên 2, tức 50%.
Mục tiêu số người đủ năng lực mỗi trạm thế nào là tốt?
Thường ít nhất 2, để một người vắng không làm dừng trạm. Điểm nghẽn hoặc trạm luân chuyển cao cần nhiều hơn.
Bao lâu nên cập nhật ma trận?
Ít nhất mỗi tháng, và mỗi khi ai đó đổi cấp, được tuyển hoặc rời khu vực.
Nguồn tham khảo
- DINERO, D. Training Within Industry: The Foundation of Lean. New York: Productivity Press, 2005.
- GRAUPP, P.; WRONA, R. J. The TWI Workbook: Essential Skills for Supervisors. New York: Productivity Press, 2006.
- LIKER, J. K.; MEIER, D. The Toyota Way Fieldbook. New York: McGraw-Hill, 2006.
- SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Operations Management. Pearson.
Các nguồn bằng tiếng Anh, trừ khi có ghi chú khác.
Về tác giả
Chuyên gia Lean Manufacturing và quản trị hành vi
Hơn 20 năm trong ngành ô tô và cơ khí kim loại (GM và Dana), thực hành Lean Manufacturing từ năm 2006. Là giảng viên SENAI và cố vấn của chương trình Brasil Mais Produtivo (Brazil), ông đã tư vấn, đào tạo và đánh giá cho hơn 50 doanh nghiệp, kết hợp chất lượng, năng suất và phát triển con người.
