Was ist eine Qualifikationsmatrix
Die Qualifikationsmatrix (auch Polyvalenzmatrix oder Mehrfachqualifikationsmatrix) ist eine Tabelle, die Mitarbeiter und Arbeitsplätze kreuzt und den Qualifikationsstand jeder Person an jeder Station zeigt. Sie beantwortet drei Fragen: Wer kann was, welche Stationen hängen an einer einzigen Person und wer muss worin geschult werden.
Sie verbindet die TWI-Unterweisung mit dem Tagesgeschäft: Ohne Erfassung weiß niemand, wie viel des Teams tatsächlich einen Ausfall, eine Bedarfsspitze oder einen Schichtwechsel abdecken kann.
Visuelle Übersicht zur Qualifikationsmatrix
Die Übersicht zeigt die fünf Stufen, die Beispielmatrix, die Formeln für Abdeckung und Polyvalenz sowie den Schulungsplan.
Qualifikationsstufen (0 bis 4)
Verwenden Sie im ganzen Werk eine kurze, einheitliche Skala. Fünf Stufen genügen, wenn jede ein beobachtbares Kriterium hat und keine Meinung.
| Stufe | Bedeutung | Beobachtbares Kriterium |
|---|---|---|
| 0 | Kennt die Station nicht | Hat dort nie gearbeitet |
| 1 | In Einarbeitung | Kennt den Vorgang, führt ihn nur unter voller Begleitung aus |
| 2 | Arbeitet mit Unterstützung | Führt den Vorgang aus, braucht aber noch Hilfe oder liegt unter Soll bei Zeit und Qualität |
| 3 | Selbstständig | Arbeitet im Standard bei Zeit und Qualität, ohne Hilfe, nach der Standardarbeit |
| 4 | Ausbilder | Beherrscht die Station, behebt Störungen und kann andere unterweisen |
Nur die Stufen 3 und 4 gelten als qualifiziert, um die Station abzudecken. Stufe 4 sollte an jeder kritischen Station vorhanden sein, denn von dort kommt der nächste Ausbilder.
Beispiel: 5 Mitarbeiter und 6 Stationen
Fiktives Beispiel einer Fertigungszelle mit dem Ziel von mindestens 2 qualifizierten Personen (Stufe ≥ 3) je Station.
| Mitarbeiter | Schneiden | Pressen | Schweißen | Montage | Prüfung | Verpackung | Stationen ≥ 3 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 4 | 3 | 0 | 2 | 0 | 3 | 3 |
| B | 0 | 4 | 2 | 3 | 1 | 0 | 2 |
| C | 2 | 0 | 4 | 1 | 0 | 0 | 1 |
| D | 3 | 0 | 0 | 4 | 3 | 2 | 3 |
| E | 0 | 2 | 1 | 0 | 4 | 2 | 1 |
| Qualifiziert (≥ 3) | 2 | 2 | 1 | 2 | 2 | 1 | — |
Auf einen Blick: Schweißen hat nur eine qualifizierte Person (C), Verpackung ebenfalls (A). Fällt C aus, steht das Schweißen. Diese zwei Stationen sind das Risiko der Zelle.
Abdeckung und Polyvalenz berechnen
Abdeckung der Station = Qualifizierte ÷ Soll (max. 100 %)
Polyvalenz der Person = Stationen mit Stufe ≥ 3 ÷ Gesamtzahl der Stationen
- Abdeckung der Zelle: Jede Station zählt höchstens mit 2 (dem Soll). Schneiden, Pressen, Montage und Prüfung haben 2; Schweißen und Verpackung haben 1. Summe = 2+2+1+2+2+1 = 10, geteilt durch 6 × 2 = 12, ergibt 83,3 %.
- Polyvalenz je Person: A und D beherrschen 3 von 6 Stationen (50 %); B 2 (33,3 %); C und E je 1 (16,7 %). Der Durchschnitt beträgt 10 ÷ 30 = 33,3 %.
- Füllgrad der Matrix: Summe aller Stufen (50) ÷ mögliches Maximum (5 × 6 × 4 = 120) = 41,7 %.
Die drei Werte dienen verschiedenen Zwecken. Die Abdeckung misst das Risiko heute, die Polyvalenz die Flexibilität jeder Person und der Füllgrad den gesamten Entwicklungsspielraum.
Von der Lücke zum Schulungsplan
Der Plan ergibt sich aus den Stationen unter Soll. Wählen Sie die zu schulende Person nach Nähe zu Stufe 3 und nach geringer aktueller Polyvalenz.
| Station | Lücke | Wen schulen | Entwicklung | Geschätzter Aufwand (Beispiel) |
|---|---|---|---|---|
| Schweißen | 1 Qualifizierter fehlt | B | Stufe 2 auf 3 | 24 h Training am Arbeitsplatz |
| Verpackung | 1 Qualifizierter fehlt | E | Stufe 2 auf 3 | 16 h Training am Arbeitsplatz |
| Verpackung (Ausbilder) | keine Stufe 4 | A | Stufe 3 auf 4 | Praxis im Unterweisen, anschließend |
Mit B am Schweißen und E an der Verpackung haben beide Stationen 2 Qualifizierte: Die Abdeckung der Zelle steigt auf 12 ÷ 12 = 100 % und die mittlere Polyvalenz auf 12 ÷ 30 = 40 %. Der Aufwand von 24 h + 16 h = 40 h ist eine Schätzung für das Beispiel; setzen Sie Ihre reale Schulungszeit je Stufe ein.
Unterweisen Sie nach der JI-Methode und halten Sie das Datum jeder Stufenänderung fest. Das TWI liefert die Regel selbst: Der Lernende steigt erst auf, wenn er allein im Standard arbeitet.
So bauen Sie Ihre Matrix auf
- Stationen auflisten, in der Reihenfolge des Flusses. Bei zu vielen Operationen sehr ähnliche zusammenfassen.
- Kriterien festlegen für die Stufen 0 bis 4, mit erwarteter Zeit und Qualität.
- Durch Beobachtung bewerten, mit der Führungskraft und möglichst dem Mitarbeiter. Nicht nur auf Selbsteinschätzung verlassen.
- Abdeckungsziel je Station festlegen: 2 für normale Stationen, mehr für Engpässe oder hohe Fluktuation.
- Lücken berechnen und entscheiden, wer worin bis wann geschult wird.
- Matrix aushängen am Bereichsboard mit visuellem Management und mindestens monatlich aktualisieren.
Die Matrix speist auch die Personalbedarfsermittlung und die Linienabstimmung: Ohne Polyvalenz lassen sich Mitarbeiter bei geändertem Takt nicht umsetzen. Zu den Folgen von Ausfällen siehe auch Fehlzeiten und Fluktuation.
Häufige Fehler
- Die Matrix einmal erstellen und nie pflegen. Eine veraltete Matrix täuscht mehr, als sie hilft.
- Stufe 3 aus Sympathie oder nach Betriebszugehörigkeit vergeben, ohne Zeit und Qualität zu beobachten.
- Eine kritische Station mit nur einem Qualifizierten und keine Gegenmaßnahme.
- Alle an allen Stationen wollen. Volle Polyvalenz ist teuer; legen Sie das Soll je Station fest.
- Schulen ohne Dokumentation. Erreichen Datum und Stufe die Matrix nicht, existiert die Schulung für die Planung nicht.
- Die Matrix als Kontrollinstrument gegen Mitarbeiter einsetzen. Sie dient der Schulungsplanung.
Häufige Fragen
Was ist eine Qualifikationsmatrix?
Eine Tabelle, die Mitarbeiter und Stationen kreuzt und den Stand jeder Person an jeder Station zeigt. Sie dient der Planung von Abdeckung und Schulung.
Sind Qualifikationsmatrix und Polyvalenzmatrix dasselbe?
In der Praxis ja. Polyvalenz ist die Fähigkeit einer Person, an mehreren Stationen zu arbeiten, und die Matrix hält sie fest.
Wie viele Stufen sollte man verwenden?
Fünf (0 bis 4) genügen meist. Wichtig ist, dass jede Stufe ein beobachtbares Kriterium hat.
Wie berechnet man die Abdeckung einer Station?
Die Zahl der Qualifizierten (Stufe 3 oder 4) durch das Soll der Station teilen, begrenzt auf 100 %. Im Beispiel hatte Schweißen 1 von 2, also 50 %.
Welches Soll an Qualifizierten je Station ist sinnvoll?
In der Regel mindestens 2, damit ein Ausfall die Station nicht stoppt. Engpässe oder Stationen mit hoher Fluktuation brauchen mehr.
Wie oft sollte die Matrix aktualisiert werden?
Mindestens monatlich und immer dann, wenn jemand die Stufe wechselt, eingestellt wird oder den Bereich verlässt.
Quellen
- DINERO, D. Training Within Industry: The Foundation of Lean. New York: Productivity Press, 2005.
- GRAUPP, P.; WRONA, R. J. The TWI Workbook: Essential Skills for Supervisors. New York: Productivity Press, 2006.
- LIKER, J. K.; MEIER, D. The Toyota Way Fieldbook. New York: McGraw-Hill, 2006.
- SLACK, N.; BRANDON-JONES, A.; JOHNSTON, R. Operations Management. Harlow: Pearson.
Zum Weiterlernen: verlässliche Quellen und Links
- ABEPRO: Associação Brasileira de Engenharia de Produção (auf Portugiesisch)
- Wikipedia: Schlanke Produktion
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Über den Autor
Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement
Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.
