Was Fehlzeitenquote und Fluktuation messen
Die Fehlzeitenquote (auch Abwesenheitsquote) ist der Anteil der Sollarbeitsstunden, in denen Mitarbeitende nicht gearbeitet haben. Die Fluktuationsquote ist der Anteil der Belegschaft, der in einem Zeitraum eintritt und austritt. Beide zeigen zusammen, wie viel der geplanten Kapazität verloren geht, bevor sie am Arbeitsplatz ankommt.
Fehlzeiten sind ein kurzfristiges Problem: Die Linie startet unterbesetzt, und die Taktzeit wird nicht gehalten. Fluktuation wirkt mittelfristig: Die Linie verliert Know-how, und neue Mitarbeitende brauchen Monate bis zur Normalleistung. Beides fließt in die Personalbedarfsermittlung ein, die einen Puffer für Ausfälle braucht.
Visuelle Übersicht zu Fehlzeiten und Fluktuation
Die Karte fasst die Formeln, das Beispiel eines Werks mit 120 Beschäftigten, die Kosten der Fluktuation und die Grenzen jeder Kennzahl zusammen.
Fehlzeitenquote berechnen
Fehlzeitenquote (%) = Fehlstunden ÷ Sollarbeitsstunden × 100
Die Sollarbeitsstunden ergeben sich aus Personenzahl × Arbeitstage × tägliche Arbeitszeit. Legen Sie schriftlich fest, was als Fehlzeit zählt: Krankheit, unentschuldigtes Fehlen, Verspätungen und kurze Freistellungen zählen; Urlaub und geplante freie Tage bleiben außerhalb der Basis. Ohne diese Regel misst jeder Bereich anders, und ein Vergleich ist sinnlos.
Beispiel (fiktiv): Ein Werk mit 120 Beschäftigten, 22 Arbeitstagen im Monat und 8 Stunden Schicht. Sollstunden: 120 × 22 × 8 = 21.120 h. Die Fehlzeiten summierten sich auf 1.056 h.
Fehlzeitenquote = 1.056 ÷ 21.120 × 100 = 5,0 %
| Grund | Stunden | Anteil an den Fehlzeiten | Beitrag zur Quote |
|---|---|---|---|
| Krankheit (Krankmeldung) | 640 | 60,6 % | 3,03 Prozentpunkte |
| Unentschuldigtes Fehlen | 216 | 20,5 % | 1,02 Prozentpunkte |
| Arzttermine, Familie, Sonstiges | 200 | 18,9 % | 0,95 Prozentpunkte |
| Summe | 1.056 | 100 % | 5,00 Prozentpunkte |
Die 1.056 Stunden entsprechen 132 Personentagen (1.056 ÷ 8), also 6 Personen, die den ganzen Monat fehlen (132 ÷ 22). Bei durchschnittlichen Kosten von 30 € je Stunde (Lohn plus Lohnnebenkosten, Beispielwert) ergibt sich 1.056 × 30 = 31.680 € pro Monat, ohne Mehrarbeit zur Vertretung und ohne Produktionsausfall.
Fluktuationsquote berechnen
Der durchschnittliche Personalbestand ist der Mittelwert aus Bestand zu Beginn und am Ende des Zeitraums. Es sind zwei Formeln üblich; wählen Sie eine und behalten Sie sie bei:
Fluktuationsquote (%) = [(Eintritte + Austritte) ÷ 2] ÷ durchschnittlicher Personalbestand × 100
Fluktuationsquote nur Austritte (%) = Austritte ÷ durchschnittlicher Personalbestand × 100
Die erste Variante gewichtet Ein- und Austritte je zur Hälfte. Sie hat eine Schwäche: Wächst das Unternehmen und stellt viel ein, steigt die Quote, obwohl niemand gegangen ist. Deshalb nutzen viele Werke nur die Austritte, die den Verlust von Personal abbilden.
Beispiel (fiktiv), ganzes Jahr: Anfangsbestand 118, Endbestand 122, bei 22 Eintritten und 18 Austritten (118 + 22 − 18 = 122). Von den 18 waren 12 Eigenkündigungen, und 5 Austritte fielen in die ersten 90 Tage.
| Kennzahl | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Durchschnittlicher Bestand | (118 + 122) ÷ 2 | 120 |
| Fluktuation gesamt | [(22 + 18) ÷ 2] ÷ 120 | 16,7 % |
| Fluktuation nur Austritte | 18 ÷ 120 | 15,0 % |
| Freiwillige Fluktuation | 12 ÷ 120 | 10,0 % |
| Frühfluktuation (bis 90 Tage) | 5 ÷ 18 | 27,8 % der Austritte |
Die Frühfluktuation verlangt am meisten Handlungsdruck: Fast drei von zehn Austritten passieren, bevor die Person richtig angekommen ist. Das weist meist auf Schwächen bei Auswahl, Einarbeitung oder Erstschulung hin.
Was Fluktuation kostet
Jeder Austritt verursacht Wiederbesetzungskosten. Die folgenden Werte sind Annahmen für das Beispiel; nehmen Sie Ihre eigenen Daten aus Lohnbuchhaltung und Personalabteilung.
| Kostenposition je Austritt | Betrag (€) |
|---|---|
| Personalbeschaffung und Auswahl | 1.500 |
| Einarbeitung und Schulung | 2.500 |
| Abfindung und Verwaltungskosten | 3.200 |
| Produktivitätsverlust, bis die neue Kraft Normalleistung erreicht | 3.800 |
| Summe je Austritt | 11.000 |
Bei 18 Austritten: 18 × 11.000 = 198.000 € pro Jahr. Die Fehlzeitenquote von 5,0 % kostet 31.680 € im Monat, also 380.160 € im Jahr, wenn das Niveau bleibt. Der Vergleich hilft bei der Frage, wo man zuerst ansetzt; die Fluktuationskosten werden jedoch meist unterschätzt, weil der Produktivitätsverlust kaum in der Buchhaltung auftaucht.
Kennzahlen lesen und handeln
- Nach Bereich, Schicht, Führungskraft und Betriebszugehörigkeit aufschlüsseln. Der Werksdurchschnitt verdeckt den Arbeitsplatz, an dem sich das Problem konzentriert. Nutzen Sie ein Pareto-Diagramm für die Fehlzeitengründe.
- Mit der eigenen Zeitreihe vergleichen und mit ähnlichen Standorten. Übernehmen Sie keinen „Branchendurchschnitt“ ohne verlässliche Quelle.
- Wiederholte Kurzzeiterkrankungen erkennen mit dem Bradford-Faktor: S² × D, wobei S die Zahl der Abwesenheitsfälle und D die Gesamttage sind. Eine Person mit 3 Fällen über zusammen 6 Tage erreicht 3² × 6 = 54; eine mit einem einzigen 6-Tage-Fall 1² × 6 = 6. Der Faktor zeigt ein Muster, keine Schuld.
- Körperliche Ursachen angehen: Belastung und Haltung führen zu Krankmeldungen. Siehe Ergonomie in der Produktion und das Risikomanagement der ISO 45001.
- Frühe Austritte senken: strukturierte Einarbeitung, Training am Arbeitsplatz und eine Qualifikationsmatrix, mit einer Methode wie TWI.
- Führung entwickeln: Viele Eigenkündigungen hängen mit dem Verhältnis zur Führungskraft zusammen. Siehe Lean Leadership. Im Austrittsgespräch helfen die 5-Why-Fragen.
- Die Zahl sichtbar machen am Shopfloor-Board, mit Ziel und Monatstrend.
Häufige Fehler
- Basen vermischen: Fehlstunden durch den Personalbestand statt durch die Sollstunden teilen oder einen Monat mit 20 Arbeitstagen ohne Quote mit einem mit 23 vergleichen.
- Urlaub als Fehlzeit zählen (oder Verspätungen vergessen), ohne die Regel festzuhalten.
- Die Fluktuationsformel mitten in der Zeitreihe wechseln: Die Quote ändert sich, obwohl sich in der Realität nichts geändert hat.
- Nur den Durchschnitt ansehen: 5 % können in fast allen Bereichen 1 % und in einer Schicht 15 % bedeuten.
- Die Quote zum Bestrafen nutzen. Fehlzeiten sind ein Symptom; wer die Daten disziplinarisch nutzt, verdeckt die Gründe und verschlechtert die Erfassung.
- Verdeckte Kosten übersehen: die Zeit der Führungskräfte für die Einarbeitung und die Produktqualität in den ersten Wochen der neuen Kraft.
Häufige Fragen
Wie lautet die Formel der Fehlzeitenquote?
Fehlzeitenquote (%) = Fehlstunden ÷ Sollarbeitsstunden × 100. Sollstunden = Personen × Arbeitstage × tägliche Arbeitszeit.
Wie berechnet man die Fluktuationsquote?
Fluktuationsquote (%) = [(Eintritte + Austritte) ÷ 2] ÷ durchschnittlicher Personalbestand × 100. Viele Unternehmen setzen im Zähler nur die Austritte an.
Zählt Urlaub zu den Fehlzeiten?
In der Regel nicht: Urlaub und geplante freie Tage bleiben außerhalb der Basis. Wichtig ist, die Regel schriftlich festzulegen und in allen Bereichen gleich anzuwenden.
Welche Fehlzeitenquote ist akzeptabel?
Es gibt keinen allgemeingültigen Wert. Vergleichen Sie mit der eigenen Historie, der Branche und der Schicht und setzen Sie ein schrittweises Reduktionsziel. Im Beispiel entsprechen 5,0 % sechs Personen, die den ganzen Monat fehlen.
Was ist der Unterschied zwischen freiwilliger und unfreiwilliger Fluktuation?
Freiwillig ist der Austritt auf Initiative der Beschäftigten (Eigenkündigung), unfreiwillig auf Initiative des Unternehmens. Im Beispiel waren 12 der 18 Austritte freiwillig.
Wie senkt man die Frühfluktuation?
Auswahl verbessern, Einarbeitung und Training am Arbeitsplatz strukturieren und neue Kräfte in den ersten 90 Tagen eng begleiten. Austrittsgespräche zeigen die tatsächlichen Gründe.
Quellen
- OLFERT, K. Personalwirtschaft. Herne: Kiehl.
- SCHOLZ, C. Personalmanagement. München: Vahlen.
- DESSLER, G. Human Resource Management. Pearson.
Zum Weiterlernen: verlässliche Quellen und Links
- ABEPRO: Associação Brasileira de Engenharia de Produção (auf Portugiesisch)
- Wikipedia: Schlanke Produktion
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Über den Autor
Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement
Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.
