Siklus PDCA: 4 langkah dijelaskan dengan contoh hitungan

Apa itu siklus PDCA

PDCA adalah siklus perbaikan berdasarkan metode ilmiah: usulkan perubahan pada proses, terapkan, ukur hasilnya, dan bertindak berdasarkan yang dipelajari. Singkatan ini berarti Plan, Do, Check, Act (rencanakan, kerjakan, periksa, tindak lanjuti).

Siklus ini bermula dari karya Walter Shewhart tentang pengendalian kualitas pada 1930-an. W. Edwards Deming memperkenalkannya ke Jepang pada 1950-an, sehingga disebut juga siklus Deming. Deming sendiri lebih suka varian PDSA, dengan “S” berarti study (pelajari), untuk menekankan bahwa langkah itu ada untuk belajar dari hasilnya.

Lean Enterprise Institute menggambarkan PDCA sebagai dasar perbaikan berkelanjutan. Ketika tim mendapat keuntungan yang terukur, tim menstandarkan metode baru dan memulai siklus lain, kini dari level yang lebih tinggi.

Empat langkah PDCA

Plan adalah langkah terpanjang dan yang paling menentukan hasil. Gambarkan masalah dengan data, tetapkan target dengan angka dan tanggal, temukan akar masalah, dan tentukan apa yang akan diuji, oleh siapa, dan kapan.

Do menjalankan rencana, sebaiknya dalam skala kecil: satu mesin, satu shift, satu lini. Catat semua yang terjadi, termasuk yang menyimpang dari rencana. Orang yang menjalankan perubahan harus dilatih.

Check membandingkan yang terjadi dengan yang diharapkan. Pakai metrik yang sama dengan kondisi awal dan, bila mungkin, kelompok kontrol: bagian proses yang tidak menerima perubahan. Dengan begitu kita tahu apakah keuntungan itu berasal dari tindakan atau dari hal lain.

Act menutup siklus. Jika target tercapai, perubahan menjadi standar, pelatihan diulang, dan metode baru diaudit. Jika tidak, tim mempelajari sebabnya dan memulai siklus lain dengan hipotesis baru.

Contoh hitungan: scrap pada press 3

Contoh ilustrasi, dengan angka rekaan untuk mengajarkan cara berpikir. Press 3 membuat 18.000 unit per bulan, 6.000 pada tiap dari tiga shift. Tingkat scrap-nya 4%.

• Plan: 4% dari 18.000 = 720 unit scrap per bulan. Target: 2% dalam 60 hari, yaitu paling banyak 360 unit. Analisis 5 Whys menunjuk variasi posisi pelat.
• Do: memasang stopper penentu posisi, sebuah poka-yoke, dan mengujinya selama dua minggu hanya pada shift 1.
• Check: shift 1 turun menjadi 1,8% (108 unit dari 6.000). Shift 2 dan 3, tanpa perubahan, tetap 4% (240 unit masing-masing).
• Act: menstandarkan stopper pada ketiga shift dan menambahkan pemeriksaan ke daftar periksa awal shift.

Kelompok kontrol menunjukkan bahwa stopper-lah penyebab perbaikan: shift tanpa stopper tidak berubah. Dengan standardisasi, scrap turun dari 720 menjadi 324 unit per bulan, penurunan 55%, di bawah batas target 360 unit. Siklus berikutnya mengincar penyebab scrap terbesar kedua.

Cara menjalankan langkah Plan dengan baik

Kebanyakan siklus yang gagal punya Plan yang lemah. Lima kebiasaan membantu:

• Masalah dengan data: “scrap 4% pada press 3” adalah masalah; “kualitas buruk” bukan.
• Target dengan angka dan tanggal: “2% dalam 60 hari”, diukur dengan metrik yang sama dengan masalahnya.
• Akar masalah yang terverifikasi: pakai 5 Whys atau diagram Ishikawa dan konfirmasi di lokasi, bukan di ruang rapat.
• Penanggulangan yang mengenai penyebab: bila mungkin berupa poka-yoke, yang mencegah kesalahan, bukan sekadar peringatan.
• Rencana tindakan yang jelas: apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, bagaimana, dan berapa, dalam format 5W2H.

Ketika menstandarkan pada langkah Act, perbarui kerja standar. Tanpa itu, perbaikan bergantung pada ingatan orang yang hadir dan hilang dalam beberapa minggu.

Cara menjalankan langkah Check dan Act dengan baik

Check adalah langkah yang paling sering dilewati dan yang paling melindungi dari menipu diri sendiri. Ajukan tiga pertanyaan:

• Apakah kita mencapai target? Bandingkan hasil dengan angka di Plan, dengan metrik dan periode pengukuran yang sama.
• Apakah ini karena tindakan kita? Lihat kelompok kontrol atau riwayatnya. Jika scrap juga turun di tempat yang tidak berubah, keuntungan itu datang dari hal lain.
• Apa yang kita pelajari? Catat yang berhasil, yang tidak, dan yang mengejutkan tim.

Act punya tiga kemungkinan. Jika berhasil, standarkan dan perluas ke area lain. Jika berhasil sebagian, sesuaikan tindakan dan ulangi siklus. Jika tidak berhasil, kembali ke Plan, karena hipotesisnya keliru. Gagal pada pilot kecil itu murah dan merupakan bagian dari metode.

PDCA, SDCA, PDSA, DMAIC, dan A3: apa bedanya

Banyak metode pemecahan masalah adalah PDCA dengan lebih banyak rincian. Perbandingan di bawah ini adalah penataan praktis; para penulis mengelompokkannya dengan cara berbeda.

SDCA dan PDCA bergantian. SDCA menjaga level saat ini; ketika perbaikan muncul, PDCA menaikkannya dan standar diperbarui. Itulah gagasan kaizen: memperbaiki sedikit, mengunci hasil, dan memperbaiki lagi.

Kapan dan seberapa sering memakai PDCA

Pakai PDCA untuk masalah apa pun yang solusinya belum diketahui: scrap, downtime, keterlambatan, pengerjaan ulang, keluhan pelanggan. Tidak perlu untuk perbaikan yang jelas, seperti mengganti bola lampu yang putus.

Pilih siklus pendek. Siklus dua minggu mengajarkan lebih banyak daripada proyek enam bulan tanpa pemeriksaan. Ketika satu siklus berakhir, siklus berikutnya mulai dari level yang lebih tinggi, seperti spiral. Untuk masalah rumit, dengan banyak penyebab dan beberapa area, laporan A3 membantu menjaga semua orang selaras dalam satu lembar.

Sehari-hari, PDCA muncul dalam rapat singkat di depan papan manajemen visual: apa yang kita rencanakan, apa yang dikerjakan, apa yang ditunjukkan angka, dan apa tindakan berikutnya. Bila ritual ini dilakukan harian, siklus-siklus kecil menumpuk dan hasil muncul tanpa proyek besar.

Kesalahan yang membuat PDCA berputar di tempat

• Melewati Plan dan buru-buru menjalankan solusi tanpa tahu penyebabnya.
• Melewati Check dan menyatakan menang tanpa mengukur.
• Melewati Act: perbaikan tidak pernah menjadi standar dan memudar dalam beberapa minggu.
• Target yang kabur, tanpa angka dan tanpa tanggal.
• Siklus yang terlalu panjang, yang memperlambat pembelajaran.
• Mengubah beberapa hal sekaligus dan tidak tahu mana yang berhasil.

Langkah berikutnya: pilih satu masalah di area Anda yang punya angka: scrap, downtime, atau keterlambatan. Tulis target dengan tenggat, jalankan 5 Whys di lokasi, dan rencanakan pilot kecil pada satu shift atau satu mesin. Ukur terhadap kelompok kontrol. Jika berhasil, standarkan; jika tidak, sesuaikan hipotesis dan putar siklus lagi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa kepanjangan PDCA?

Plan, Do, Check, Act: rencanakan, kerjakan, periksa, tindak lanjuti. Ini adalah siklus perbaikan berkelanjutan berdasarkan metode ilmiah.

Apa saja langkah PDCA?

Plan menetapkan masalah, target, dan rencana. Do menjalankannya, sebaiknya dalam skala kecil. Check membandingkan hasil dengan target. Act menstandarkan atau memulai ulang siklus.

Siapa yang menciptakan PDCA?

Dasarnya berasal dari Walter Shewhart pada 1930-an. Deming menyebarkannya di Jepang pada 1950-an, sehingga disebut siklus Deming.

Apa beda PDCA dan PDSA?

Pada PDSA, C dari Check menjadi S dari Study, yang menekankan belajar dari hasil.

Apa beda PDCA dan SDCA?

PDCA memperbaiki hasil. SDCA mempertahankan standar: S berarti Standardize, dan siklusnya menjalankan standar, memeriksa, dan bertindak atas penyimpangan.

Apakah PDCA sama dengan DMAIC?

Keduanya berbagi logika yang sama. DMAIC punya lima fase dan bertumpu pada statistik, sehingga cocok untuk masalah dengan variasi dan penyebab yang belum jelas.

Bagaimana menetapkan target dalam PDCA?

Dengan metrik, nilai, dan tanggal, yang diukur dengan cara sama seperti masalahnya. Pada contoh, scrap dari 4% menjadi 2% dalam 60 hari.

Kapan PDCA berakhir?

Tidak pernah. Setelah keuntungan distandarkan, siklus baru dimulai dari level yang lebih tinggi.

Tentang penulis

Vagner Soares

Spesialis Lean Manufacturing dan manajemen perilaku

Lebih dari 20 tahun di industri otomotif dan pengerjaan logam (GM dan Dana), praktisi Lean Manufacturing sejak 2006. Instruktur SENAI dan mentor program Brasil Mais Produtivo di Brasil, memberikan konsultasi, pelatihan, dan audit untuk lebih dari 50 perusahaan, memadukan kualitas, produktivitas, dan pengembangan manusia.

LinkedInInstagramProfil lengkap →