- Apa itu 5 Mengapa
- Contoh klasik Taiichi Ohno
- Cara melakukan 5 Mengapa, langkah demi langkah
- Contoh hitungan: skrap pada operasi pengeboran
- Memimpin sesi 30 menit
- Templat 5 Mengapa
- 5 Mengapa, Ishikawa, Pareto, dan A3: kapan memakai masing-masing
- Kesalahan yang menghasilkan penyebab palsu
- Ketika 5 Mengapa tidak cukup
- Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu 5 Mengapa
5 Mengapa (5 Whys) adalah praktik bertanya “mengapa?” berulang kali ketika masalah muncul, untuk melewati gejala yang tampak dan mencapai akar masalah. Ini salah satu alat paling sederhana dalam perangkat pemecahan masalah lean dan salah satu yang paling sering disalahgunakan.
Lean Enterprise Institute (LEI) menekankan bahwa angka lima bukan intinya: terus bertanya sampai mencapai penyebab yang, jika dihilangkan, membuat masalah tidak kembali. Kadang tiga pertanyaan cukup, kadang tujuh.
Selisih antara memperbaiki dan memperbaiki penyebab memisahkan pabrik yang memadamkan kebakaran dari pabrik yang terus membaik. Mengganti sekring yang putus menyelesaikan hari ini. Mencari tahu mengapa sekring itu putus menyelesaikan masalah sebulan.
5 Mengapa berguna untuk kerusakan peralatan, cacat kualitas, insiden keselamatan, keterlambatan pengiriman, bahkan masalah kantor. Yang dibutuhkan hanya papan tulis, spidol, dan kemauan melihat proses tanpa mencari kambing hitam. Itu sebabnya ini respons pertama yang baik untuk setiap penyimpangan, sebelum alat yang lebih berat.
Contoh klasik Taiichi Ohno
LEI mereproduksi contoh yang dipakai Taiichi Ohno untuk menjelaskan metode ini, tentang mesin yang berhenti:
- Mengapa mesin berhenti? Terjadi beban berlebih dan sekring putus.
- Mengapa terjadi beban berlebih? Bantalan tidak cukup terlumasi.
- Mengapa tidak terlumasi? Pompa pelumas tidak memompa cukup.
- Mengapa tidak memompa cukup? Poros pompa aus dan bergoyang.
- Mengapa poros aus? Tidak ada saringan, sehingga serpihan logam masuk.
Tanpa bertanya berulang kali, seorang manajer akan mengganti sekring atau pompa, dan kerusakan akan kembali. Akar masalahnya adalah tidak adanya saringan.
Cara melakukan 5 Mengapa, langkah demi langkah
- Gambarkan masalah dengan fakta: apa, di mana, kapan, dan berapa banyak. “Skrap 3,2% di operasi 20 bulan ini” lebih baik daripada “kualitas buruk”.
- Kumpulkan orang yang paham proses: operator, pemeliharaan, kualitas, dan pemimpin area.
- Datangi tempatnya. Jawaban “mengapa” di ruang rapat berubah menjadi opini. Lihat genchi genbutsu dan praktik gemba walk.
- Tanyakan mengapa dan konfirmasi tiap jawaban dengan bukti sebelum mengajukan “mengapa” berikutnya.
- Berhenti di akar masalah: penyebab yang, jika dihilangkan, mencegah masalah kembali dan dapat ditindaklanjuti tim.
- Tetapkan tindakan penanggulangan dengan penanggung jawab dan tanggal, lalu uji dalam siklus PDCA.
Pemeriksaan mutu yang baik adalah membaca rantai itu mundur dengan kata “maka”. Jika penyebab 5 ada, maka penyebab 4 terjadi, dan seterusnya sampai masalah. Jika ada mata rantai yang tidak berlaku, rantainya mengandung kesalahan.
Contoh hitungan: skrap pada operasi pengeboran
Contoh ilustrasi, dengan data latihan dan bukan dari perusahaan nyata. Pada operasi 20 (pengeboran), 640 dari 20.000 komponen dalam sebulan diskrap karena lubang tidak pada posisinya: 640 ÷ 20.000 = 3,2%.
| Pertanyaan | Jawaban | Cara konfirmasi |
|---|---|---|
| Masalah | Skrap 3,2% (640 dari 20.000 komponen) karena lubang tidak pada posisinya | Catatan skrap bulan itu |
| Mengapa? (1) | Komponen bergeser saat pengeboran | Mengamati siklus di stasiun kerja |
| Mengapa? (2) | Penahan pada jig aus dan komponen tidak duduk dengan benar | Mengukur penahan terhadap gambar |
| Mengapa? (3) | Tidak ada yang mengukur keausan penahan | Wawancara dengan operator dan pemimpin |
| Mengapa? (4) | Jig tidak masuk rencana pemeliharaan, yang hanya mencakup mesin | Memeriksa rencana pemeliharaan |
| Mengapa? (5) | Jig dicatat sebagai perkakas, tanpa pemilik dan rutinitas inspeksi | Memeriksa daftar perkakas |
| Tindakan penanggulangan | Memasukkan jig ke rencana, memeriksanya tiap minggu dengan kaliber go/no-go, dan mengganti penahan | Penanggung jawab: pemeliharaan. Tenggat: 2 minggu |
Perhatikan polanya: setiap jawaban berasal dari yang sebelumnya dan masing-masing punya bukti. Tiga jawaban pertama menggambarkan apa yang terjadi di mesin. Jawaban keempat dan kelima berpindah tingkat dan berbicara tentang sistem manajemen, tempat akar masalah biasanya berada. Ketika analisis berhenti pada hal teknis dan tidak sampai ke sistem, bertanyalah sekali lagi.
Target tindakan adalah menurunkan skrap dari 3,2% menjadi 1,0% atau kurang, yang sama dengan 200 komponen dari 20.000. Pengurangan yang diharapkan adalah 640 − 200 = 440 komponen per bulan. Jika analisis berhenti pada “mengapa” kedua, tim hanya akan mengganti penahan dan keausan akan kembali. Akar masalahnya adalah tidak adanya pemilik dan rutinitas untuk jig. Tindakan penghalang dapat mencakup poka-yoke, misalnya pin yang mencegah komponen dipasang pada posisi salah.
Memimpin sesi 30 menit
Analisis lebih bermanfaat bila dilakukan berkelompok, di lokasi masalah, dengan aturan sederhana. Sesi sekitar 30 menit biasanya cukup untuk sebagian besar kegagalan di lantai produksi. Waktu itu adalah acuan praktis, bukan aturan.
- Fasilitator: satu orang memimpin pertanyaan dan satu lagi mencatat di papan, terlihat semua orang.
- Peserta: operator, pemeliharaan, kualitas, dan pemimpin area. Yang belum paham proses mendengarkan dan belajar.
- Aturan emas: fokus pada proses, bukan orangnya. Ketika orang merasa akan disalahkan, analisis berhenti di jawaban pertama.
- Penutup: sesi hanya selesai dengan tindakan penanggulangan, penanggung jawab, tenggat, dan tanggal verifikasi.
Ketika satu pertanyaan punya lebih dari satu jawaban. Tidak setiap “mengapa” punya satu jawaban. Pada contoh pengeboran, keausan penahan bisa punya cabang kedua: mengapa penahan yang aus tidak terlihat saat pergantian shift? Jawabannya mungkin karena daftar periksa awal shift tidak meminta pemeriksaan jig. Dua penyebab bertambah, dan masing-masing menghasilkan tindakan penanggulangannya sendiri. Jika muncul lebih dari satu jawaban, gambar cabang-cabang berdampingan dan ikuti masing-masing sampai akhir. Lalu bandingkan: cabang mana yang menjelaskan sebagian besar masalah? Data skrap per shift dan per jig membantu menentukan mulai dari mana.
Templat 5 Mengapa
Gunakan lembar dengan kolom di bawah ini. Kolom ketiga adalah yang paling sering hilang dari analisis sehari-hari.
| Kolom | Yang ditulis |
|---|---|
| Masalah | Apa, di mana, kapan, dan berapa banyak, dengan angka |
| Mengapa? (1 sampai 5) | Satu jawaban per baris, berdasarkan fakta |
| Cara konfirmasi | Pengukuran, foto, catatan, atau pengamatan di lokasi |
| Akar masalah | Penyebab yang, jika dihilangkan, mencegah masalah kembali |
| Tindakan penanggulangan | Tindakan, penanggung jawab, tenggat, dan indikator hasil |
5 Mengapa, Ishikawa, Pareto, dan A3: kapan memakai masing-masing
Alat-alat ini tidak bersaing, melainkan saling melengkapi. Berikut cara praktis menyusunnya; tiap tim membuat urutannya sendiri.
| Alat | Penggunaan terbaik | Batasan |
|---|---|---|
| 5 Mengapa | Satu masalah spesifik dengan rantai sebab-akibat yang jelas | Mengikuti satu jalur; bergantung pada yang bertanya |
| Diagram Ishikawa | Mendaftar banyak kemungkinan penyebab menurut kategori | Menampilkan hipotesis, tidak membuktikan satu pun |
| Pareto | Memilih masalah mana yang diserang lebih dulu | Tidak menjelaskan penyebab |
| Laporan A3 | Masalah kompleks dengan rencana dan tindak lanjut | Butuh lebih banyak waktu dan disiplin |
Urutan yang lazim: Pareto memilih masalah, Ishikawa mengumpulkan hipotesis, 5 Mengapa menggali yang paling mungkin, dan A3 mencatat semuanya.
Kesalahan yang menghasilkan penyebab palsu
- Berhenti pada seseorang. “Operator salah” hampir tidak pernah menjadi akar masalah. Tanyakan mengapa kesalahan itu bisa terjadi.
- Jawaban umum, seperti “kurang pelatihan” atau “kurang perhatian”, yang menutup analisis tanpa menjelaskan apa pun.
- Mengikuti satu jalur ketika masalah punya lebih dari satu penyebab.
- Tidak mengonfirmasi tiap jawaban di lokasi, dengan data.
- Berhenti terlalu cepat, pada penyebab yang bisa “diperbaiki” tim tetapi tidak mencegah masalah kembali.
- Memakai metode ini untuk mencari kambing hitam, yang membuat orang menyembunyikan informasi.
Ketika 5 Mengapa tidak cukup
Metode ini bekerja baik untuk kegagalan dengan rantai sebab-akibat langsung. Untuk masalah dengan beberapa penyebab yang bergabung, variasi besar, atau data statistik, metode ini tidak cukup sendirian. Dalam kasus itu, buka cabang (satu rangkaian “mengapa” untuk tiap penyebab), atau gunakan laporan A3, alat statistik, dan untuk kegagalan yang dapat diperkirakan, FMEA. Dua orang bisa sampai pada penyebab yang berbeda dengan pertanyaan yang sama, itulah mengapa bukti untuk setiap jawaban melindungi analisis.
Langkah berikutnya. Pilih masalah yang paling sering berulang di area Anda, tulis dengan angka, datangi lokasi bersama tim, dan isi templat di atas sampai akar masalah. Tetapkan tindakan penanggulangan dengan penanggung jawab dan tanggal, lalu kembali untuk memeriksa hasilnya. Satu analisis lengkap setiap minggu sudah mengubah rutinitas area.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu 5 Mengapa?
Praktik bertanya “mengapa?” berulang kali ketika masalah muncul, sampai mencapai akar masalah dan bukan hanya gejalanya.
Apakah harus selalu bertanya lima kali?
Tidak. Lima hanyalah acuan. Yang penting terus bertanya sampai mencapai penyebab yang, jika dihilangkan, mencegah masalah kembali.
Bagaimana melakukan 5 Mengapa dalam praktik?
Gambarkan masalah dengan fakta, datangi lokasi, tanyakan mengapa dan konfirmasi tiap jawaban dengan bukti, berhenti di akar masalah, dan tetapkan tindakan penanggulangan dengan penanggung jawab dan tanggal.
Siapa yang menciptakan 5 Mengapa?
Metode ini diasosiasikan dengan Toyota dan Taiichi Ohno, yang menggunakan contoh mesin berhenti untuk menjelaskannya.
Apa bedanya 5 Mengapa dan diagram Ishikawa?
Ishikawa mendaftar banyak kemungkinan penyebab menurut kategori. 5 Mengapa menggali satu rantai sebab-akibat. Keduanya sering dipakai bersama.
Kapan 5 Mengapa tidak cukup?
Ketika masalah punya beberapa penyebab yang bergabung atau banyak variasi. Gunakan cabang “mengapa”, laporan A3, atau alat statistik.
Bagaimana tahu sudah mencapai akar masalah?
Baca rantai itu mundur dengan kata “maka”. Jika setiap mata rantai berlaku dan menghilangkan penyebab terakhir mencegah masalah kembali, Anda sudah menemukannya.
Sumber
- Lean Enterprise Institute. 5 Whys. Lean Lexicon. https://www.lean.org/lexicon-terms/five-whys/
- Lean Enterprise Institute. A3 Report. Lean Lexicon. https://www.lean.org/lexicon-terms/a3-report/
- OHNO, T. Toyota Production System: Beyond Large-Scale Production. Portland: Productivity Press, 1988.
Sumber berbahasa Inggris, kecuali dinyatakan lain.
Tentang penulis
Spesialis Lean Manufacturing dan manajemen perilaku
Lebih dari 20 tahun di industri otomotif dan pengerjaan logam (GM dan Dana), praktisi Lean Manufacturing sejak 2006. Instruktur SENAI dan mentor program Brasil Mais Produtivo di Brasil, memberikan konsultasi, pelatihan, dan audit untuk lebih dari 50 perusahaan, memadukan kualitas, produktivitas, dan pengembangan manusia.
