Apa itu 5W2H
5W2H adalah alat perencanaan tindakan yang menentukan, untuk setiap tindakan, apa yang akan dikerjakan, mengapa, di mana, kapan, siapa, bagaimana, dan berapa biayanya. Alat ini mengubah ide yang bagus menjadi tindakan nyata dengan penanggung jawab dan tenggat waktu.
Singkatannya berasal dari pertanyaan dalam bahasa Inggris: lima “W” (What, Why, Where, When, Who) dan dua “H” (How, How much).
Ketujuh pertanyaan
| Pertanyaan | Yang ditentukan |
|---|---|
| Apa? (What) | Tindakannya |
| Mengapa? (Why) | Alasan dan hasil yang diharapkan |
| Di mana? (Where) | Lokasi |
| Kapan? (When) | Tenggat waktu |
| Siapa? (Who) | Penanggung jawab |
| Bagaimana? (How) | Metode dan langkah |
| Berapa? (How much) | Biaya |
Contoh yang sudah terisi
Contoh ilustrasi, dengan nilai rekaan untuk demonstrasi.
| Pertanyaan | Jawaban |
|---|---|
| Apa? | Menerapkan daftar periksa parameter pada mesin injeksi nomor 3 |
| Mengapa? | Menurunkan cacat flash dari 4% menjadi 1% |
| Di mana? | Mesin injeksi nomor 3 |
| Kapan? | Paling lambat 30 November |
| Siapa? | Supervisor produksi |
| Bagaimana? | Membuat daftar periksa, melatih operator di ketiga shift, dan mengaudit setiap hari |
| Berapa? | Rp 8.000.000 (pelatihan dan pencetakan) |
Tindakan ini berasal dari analisis diagram Ishikawa, yang menunjuk ketiadaan standar parameter sebagai akar masalah cacat flash.
Langkah demi langkah
- Tentukan masalah dan sasarannya.
- Jawab 7 pertanyaan untuk setiap tindakan.
- Letakkan rencana dalam tabel, satu baris per tindakan.
- Konfirmasi penanggung jawab dan tenggat waktu bersama tim.
- Laksanakan.
- Pantau dalam rapat singkat yang rutin.
- Tinjau hasil dan sesuaikan rencana.
Kaitan dengan PDCA dan diagram Ishikawa
Dalam PDCA, 5W2H menutup tahap Plan: setelah diagram Ishikawa dan metode 5 mengapa mengidentifikasi penyebab, 5W2H mengubah setiap penyebab yang terkonfirmasi menjadi tindakan. Laporan A3 sering memuat rencana 5W2H di bagian tindakan penanggulangan. Untuk memilih masalah yang ditangani lebih dulu, andalkan diagram Pareto; untuk membangun rutinitas perbaikan, lihat artikel tentang Kaizen.
Tips agar rencana berjalan
- Satu penanggung jawab per tindakan, meskipun banyak orang terlibat.
- Tenggat realistis yang disepakati dengan orang yang mengerjakannya.
- Tindakan spesifik dan dapat diverifikasi: “menerapkan daftar periksa”, bukan “memperbaiki proses”.
- Biaya terlihat sejak awal.
- Pemantauan sering pada papan yang terlihat oleh tim.
Kesalahan umum
- Jawaban yang kabur.
- Tanpa penanggung jawab, atau beberapa penanggung jawab untuk tindakan yang sama.
- Tenggat yang tidak realistis.
- Rencana tanpa penyebab yang jelas.
- Lupa memasukkan biaya.
- Tidak melakukan pemantauan.
Pertanyaan yang sering diajukan
Apa itu 5W2H?
Alat perencanaan yang menjawab apa, mengapa, di mana, kapan, siapa, bagaimana, dan berapa untuk setiap tindakan.
Apa kepanjangan 5W2H?
What, Why, Where, When, Who (5 W), How, dan How much (2 H).
Apa beda 5W1H dan 5W2H?
5W2H menambahkan “How much”, yaitu biaya tindakan.
Kapan 5W2H digunakan?
Untuk menyelesaikan masalah, mengatur perbaikan, melaksanakan proyek, dan membagi tanggung jawab.
Apa kaitan 5W2H dengan PDCA?
5W2H merinci tindakan pada tahap Plan setelah penyebab teridentifikasi.
Sumber
- TAGUE, N. R. The Quality Toolbox. Milwaukee: ASQ Quality Press.
- ISHIKAWA, K. What Is Total Quality Control? The Japanese Way. Englewood Cliffs: Prentice Hall.
- SHOOK, J. Managing to Learn. Cambridge, MA: Lean Enterprise Institute.
Sumber berbahasa Inggris, kecuali dinyatakan lain.
Tentang penulis
Spesialis Lean Manufacturing dan manajemen perilaku
Lebih dari 20 tahun di industri otomotif dan pengerjaan logam (GM dan Dana), praktisi Lean Manufacturing sejak 2006. Instruktur SENAI dan mentor program Brasil Mais Produtivo di Brasil, memberikan konsultasi, pelatihan, dan audit untuk lebih dari 50 perusahaan, memadukan kualitas, produktivitas, dan pengembangan manusia.
