5W2H là gì?
5W2H là công cụ lập kế hoạch hành động, xác định với mỗi hành động: làm gì, vì sao, ở đâu, khi nào, ai làm, làm như thế nào và tốn bao nhiêu. Nó biến một ý tưởng hay thành hành động cụ thể, có người chịu trách nhiệm và thời hạn.
Tên gọi xuất phát từ các câu hỏi tiếng Anh: What, Why, Where, When, Who (5 chữ W) và How, How much (2 chữ H). So với danh sách 5W1H, 5W2H bổ sung câu hỏi về chi phí.
7 câu hỏi
| Câu hỏi | Xác định điều gì |
|---|---|
| Làm gì? (What) | Hành động |
| Vì sao? (Why) | Lý do và kết quả mong đợi |
| Ở đâu? (Where) | Địa điểm |
| Khi nào? (When) | Thời hạn |
| Ai? (Who) | Người chịu trách nhiệm |
| Như thế nào? (How) | Phương pháp và các bước |
| Bao nhiêu? (How much) | Chi phí |
Ví dụ đã điền
Ví dụ minh họa, các giá trị được đặt ra để trình bày.
| Câu hỏi | Trả lời |
|---|---|
| Làm gì? | Áp dụng bảng kiểm tra thông số trên máy ép phun số 3 |
| Vì sao? | Giảm tỷ lệ ba via từ 4% xuống 1% |
| Ở đâu? | Máy ép phun số 3 |
| Khi nào? | Trước ngày 30/11 |
| Ai? | Tổ trưởng sản xuất |
| Như thế nào? | Lập bảng kiểm tra, đào tạo người vận hành của 3 ca và đánh giá hằng ngày |
| Bao nhiêu? | 20.000.000 đồng (đào tạo và in ấn) |
Hành động này xuất phát từ phân tích bằng biểu đồ Ishikawa, trong đó việc thiếu tiêu chuẩn thông số được xác định là nguyên nhân gốc của ba via.
Từng bước
- Xác định vấn đề và mục tiêu.
- Trả lời 7 câu hỏi cho từng hành động.
- Đưa kế hoạch vào một bảng, mỗi dòng là một hành động.
- Xác nhận người chịu trách nhiệm và thời hạn với nhóm.
- Thực hiện.
- Theo dõi qua các cuộc họp ngắn và đều đặn.
- Phân tích kết quả và điều chỉnh kế hoạch.
Quan hệ với PDCA và biểu đồ Ishikawa
Trong PDCA, 5W2H hoàn tất bước Plan (Lập kế hoạch): sau khi biểu đồ Ishikawa và 5 Why xác định các nguyên nhân, nó biến từng nguyên nhân đã được xác nhận thành một hành động. Báo cáo A3 thường chứa kế hoạch 5W2H trong phần biện pháp đối ứng. Để chọn vấn đề cần xử lý trước, hãy dựa vào biểu đồ Pareto; để duy trì thói quen cải tiến, xem Kaizen.
Mẹo để kế hoạch chạy được
- Mỗi hành động chỉ có một người chịu trách nhiệm, dù có nhiều người tham gia.
- Thời hạn thực tế, thống nhất với những người trực tiếp làm việc.
- Hành động rõ ràng, kiểm chứng được: “áp dụng bảng kiểm tra” thay vì “cải thiện quy trình”.
- Chi phí được thể hiện ngay từ đầu.
- Theo dõi thường xuyên trên bảng mà cả nhóm nhìn thấy.
Những sai lầm thường gặp
- Câu trả lời mơ hồ.
- Không có người chịu trách nhiệm, hoặc nhiều người cùng chịu trách nhiệm một hành động.
- Thời hạn không thực tế.
- Kế hoạch không gắn với nguyên nhân nào.
- Quên chi phí.
- Không theo dõi.
Câu hỏi thường gặp
5W2H là gì?
Công cụ lập kế hoạch trả lời các câu hỏi làm gì, vì sao, ở đâu, khi nào, ai, như thế nào và bao nhiêu cho từng hành động.
5W2H có nghĩa là gì?
What, Why, Where, When, Who (5 chữ W) cùng How và How much (2 chữ H).
5W1H khác 5W2H thế nào?
5W2H bổ sung câu hỏi “How much”, tức chi phí của hành động.
Khi nào dùng 5W2H?
Để giải quyết vấn đề, tổ chức cải tiến, triển khai dự án và phân công trách nhiệm.
5W2H liên quan đến PDCA thế nào?
Nó chi tiết hóa các hành động của bước Plan sau khi đã xác định được nguyên nhân.
Nguồn tham khảo
- TAGUE, N. R. The Quality Toolbox. Milwaukee: ASQ Quality Press.
- ISHIKAWA, K. What Is Total Quality Control? The Japanese Way. Englewood Cliffs: Prentice Hall.
- SHOOK, J. Managing to Learn. Cambridge, MA: Lean Enterprise Institute.
Các nguồn bằng tiếng Anh, trừ khi có ghi chú khác.
Về tác giả
Chuyên gia Lean Manufacturing và quản trị hành vi
Hơn 20 năm trong ngành ô tô và cơ khí kim loại (GM và Dana), thực hành Lean Manufacturing từ năm 2006. Là giảng viên SENAI và cố vấn của chương trình Brasil Mais Produtivo (Brazil), ông đã tư vấn, đào tạo và đánh giá cho hơn 50 doanh nghiệp, kết hợp chất lượng, năng suất và phát triển con người.
