Lead time là gì?
Lead time là tổng thời gian từ lúc khách hàng đặt đơn đến khi sản phẩm được giao. Đó là độ trễ mà khách hàng thực sự nhìn thấy, vì vậy nó gắn chặt với sự hài lòng và năng lực cạnh tranh.
Nó cộng dồn mọi thứ trên đường đi: xử lý đơn hàng, hàng đợi, sản xuất, kiểm tra, đóng gói và vận chuyển. Ở hầu hết nhà máy, phần lớn thời gian ấy không phải là làm việc mà là chờ đợi. Vì thế rút ngắn lead time hầu như luôn bắt đầu bằng việc xử lý hàng đợi và tồn kho giữa các bước.
Các loại lead time
| Loại | Từ đâu đến đâu |
|---|---|
| Lead time đơn hàng | Từ lúc nhận đơn đến lúc phát hành vào sản xuất |
| Lead time sản xuất | Từ lúc phát hành lệnh sản xuất đến thành phẩm |
| Lead time nội bộ | Toàn bộ thời gian trong nhà máy, kể cả chờ đợi |
| Lead time giao hàng | Từ lúc xuất hàng đến khi khách nhận |
| Lead time bổ sung | Từ đơn mua hàng đến khi có vật tư |
Loại cuối cùng khách hàng không thấy, nhưng nó quyết định điểm đặt hàng lại và tồn kho an toàn.
Cách tính lead time
Tổng lead time = tổng thời gian của mọi bước, kể cả chờ đợi.
Ví dụ minh họa: đơn hàng mất 2 ngày để được nhận và phát hành, 5 ngày trong sản xuất, 1 ngày ở kiểm tra và đóng gói, và 2 ngày vận chuyển. Tổng lead time là 10 ngày.
| Bước | Thời gian |
|---|---|
| Nhận đơn hàng | 2 ngày |
| Sản xuất | 5 ngày |
| Kiểm tra và đóng gói | 1 ngày |
| Vận chuyển | 2 ngày |
| Tổng | 10 ngày |
Hãy đo bằng mốc thời gian thực: lúc đơn hàng vào hệ thống và lúc xác nhận giao hàng. Theo dõi cả trung bình lẫn độ phân tán, vì khách hàng cảm nhận sự biến động nhiều hơn mức trung bình.
Định luật Little: hàng dở dang trở thành lead time
Định luật Little, do John Little chứng minh năm 1961, liên kết ba đại lượng trong mọi quy trình ổn định:
Lead time = hàng dở dang (WIP) ÷ thông lượng
Với 300 chi tiết đang trong quy trình và một nhà máy xuất 60 chi tiết mỗi ngày, mỗi chi tiết trung bình cần 300 ÷ 60 = 5 ngày để đi qua sản xuất, đúng bằng lead time sản xuất trong ví dụ. Không cần thêm năng lực, cách nhanh nhất để rút ngắn lead time là giảm WIP, bằng lô nhỏ hơn và sản xuất kéo. Định luật giả định quy trình ổn định: nếu WIP không ngừng phình ra, mức trung bình không còn mô tả đúng tình hình.
Lead time, cycle time và takt time
| Khái niệm | Đo điều gì |
|---|---|
| Lead time | Từ đơn hàng đến giao hàng, theo góc nhìn khách hàng |
| Cycle time | Khoảng thời gian giữa hai chi tiết ra khỏi một thao tác hoặc quy trình |
| Takt time | Nhịp sản xuất mà nhu cầu khách hàng đòi hỏi |
| Thời gian tạo giá trị | Phần lead time mà sản phẩm thực sự được biến đổi |
Các thuật ngữ này hay bị lẫn. Takt time đến từ nhu cầu, cycle time đến từ quy trình, còn lead time là kết quả khách hàng cảm nhận. Từ điển của Lean Enterprise Institute có các định nghĩa tham chiếu.
Nguyên nhân thường gặp khiến lead time dài
- Chờ đợi giữa các quy trình, thường là phần lớn nhất.
- Thiếu vật tư khi đến lúc sản xuất.
- Sản xuất mất cân bằng, có hàng đợi trước điểm nghẽn.
- Làm lại và các vấn đề chất lượng.
- Lô lớn, khiến mỗi chi tiết phải chờ cả lô.
- Vận chuyển kém hiệu quả và lập kế hoạch yếu.
Cách rút ngắn lead time
- Lập bản đồ toàn bộ quy trình. Sơ đồ chuỗi giá trị (VSM) cho thấy dòng thời gian của xử lý và chờ đợi.
- Tìm điểm nghẽn. Lý thuyết các ràng buộc cho thấy hàng đợi tích tụ ngay trước nó.
- Loại bỏ các hoạt động không tạo giá trị như di chuyển, chờ phê duyệt và kiểm tra trùng lặp.
- Giảm cỡ lô bằng chuyển đổi nhanh (SMED) và kéo sản xuất bằng kanban.
- Cải thiện dòng chảy và sự đồng bộ giữa bán hàng, lập kế hoạch, sản xuất và giao hàng.
- Theo dõi kết quả và tiếp tục cải tiến.
Ví dụ công nghiệp. Gia công kim loại theo đơn: đơn hàng chờ nhiều ngày để phòng kỹ thuật phát hành; danh mục kiểm tra đơn hàng và rà soát hằng ngày rút ngắn lead time đơn hàng. May mặc: lô cắt một nghìn chiếc khiến mỗi chiếc chờ cả lô; lô nhỏ hơn rút ngắn lead time sản xuất. Phân phối: lấy hàng và giao hàng theo đợt trong ngày rút ngắn thời gian từ đơn hàng đến lúc xuất.
Sai lầm thường gặp và danh mục kiểm tra
- Chỉ đo thời gian sản xuất và bỏ qua thời gian chờ của đơn hàng.
- Nhìn vào mức trung bình mà bỏ qua biến động.
- Cố rút ngắn giao hàng bằng nhiều tồn kho thành phẩm hơn thay vì dòng chảy tốt hơn.
- Tăng tốc những bước không phải điểm nghẽn.
| Danh mục kiểm tra |
|---|
| Lead time đo từ đơn hàng đến giao hàng bằng ngày tháng thực |
| Dòng thời gian cho thấy xử lý và chờ đợi |
| Đã xác định điểm nghẽn |
| Có kế hoạch giảm cỡ lô và WIP |
| Chỉ số được dán trên bảng quản lý trực quan |
Bước tiếp theo. Lấy mười đơn hàng gần nhất, ghi ngày vào và ngày giao, rồi với một đơn tiêu biểu hãy tách thời gian làm việc khỏi thời gian chờ. Bản ghi đơn giản này hầu như luôn cho thấy thời gian đang ẩn ở đâu. Để có bức tranh chung, hãy đọc thêm về sản xuất tinh gọn và SIPOC để xác định khung quy trình.
Câu hỏi thường gặp
Lead time là gì?
Tổng thời gian từ đơn đặt hàng của khách đến khi sản phẩm được giao, cộng dồn xử lý, chờ đợi, sản xuất, kiểm tra và vận chuyển.
Tính lead time như thế nào?
Cộng thời gian của mọi bước, kể cả hàng đợi và chờ đợi. Trong ví dụ, 2 + 5 + 1 + 2 ngày ra 10 ngày.
Lead time khác cycle time thế nào?
Lead time là tổng thời gian từ đơn hàng đến giao hàng; cycle time là khoảng thời gian giữa hai chi tiết ra khỏi một quy trình.
Làm sao rút ngắn lead time?
Lập bản đồ dòng chảy, xử lý điểm nghẽn, giảm cỡ lô và WIP, loại bỏ chờ đợi và kéo sản xuất.
Định luật Little nói gì?
Lead time bằng WIP chia cho thông lượng, nên WIP ít hơn nghĩa là lead time ngắn hơn.
Nguồn tham khảo
- LITTLE, J. D. C. A proof for the queuing formula L = λW. Operations Research, 9(3), 1961.
- ROTHER, M.; SHOOK, J. Learning to See. Cambridge, MA: Lean Enterprise Institute.
- Lean Enterprise Institute. Cycle Time. Lean Lexicon. https://www.lean.org/lexicon-terms/cycle-time/
- Lean Enterprise Institute. Value Stream Mapping. Lean Lexicon. https://www.lean.org/lexicon-terms/value-stream-mapping/
Các nguồn bằng tiếng Anh, trừ khi có ghi chú khác.
Về tác giả
Chuyên gia Lean Manufacturing và quản trị hành vi
Hơn 20 năm trong ngành ô tô và cơ khí kim loại (GM và Dana), thực hành Lean Manufacturing từ năm 2006. Là giảng viên SENAI và cố vấn của chương trình Brasil Mais Produtivo (Brazil), ông đã tư vấn, đào tạo và đánh giá cho hơn 50 doanh nghiệp, kết hợp chất lượng, năng suất và phát triển con người.
