Qué es Lean Office
Lean Office es la aplicación de los principios de Manufactura Esbelta a procesos administrativos: aprobaciones, flujo de documentos, atención al cliente, facturación. El producto no es físico, pero el flujo de información sufre los mismos desperdicios que una planta.
Los desperdicios más comunes en procesos administrativos
Espera por aprobación
Documentos detenidos esperando firma o validación de alguien, a veces durante días.
Reproceso por información incompleta
Formularios que regresan para corrección porque faltó un dato al llenarlos.
Exceso de correos y reuniones
Comunicación que consume tiempo sin generar decisiones ni avance real en el proceso.
Duplicación de datos
La misma información capturada en múltiples sistemas que no se comunican entre sí.
Un proceso de aprobación con 6 firmas no es riguroso, son 5 oportunidades más para que algo espere sin necesidad.
Herramientas Lean que funcionan bien en oficina
El Mapeo del Flujo de Valor funciona tan bien para un proceso de aprobación de crédito como para una línea de ensamble. Los tableros Kanban adaptados (hoy popularizados en herramientas digitales de gestión de tareas) ayudan a visualizar el trabajo en curso y limitar cuántas tareas maneja cada persona al mismo tiempo.
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Sobre el autor
Especialista en Lean Manufacturing y Gestión del Comportamiento
Más de 20 años en la industria automotriz y metalmecánica (GM y Dana), especialista en Lean Manufacturing desde 2006. Instructor y mentor del SENAI en el programa Brasil Mais Produtivo, con consultorías, capacitaciones y auditorías en más de 50 empresas, uniendo calidad, productividad y desarrollo de personas.