Lieferantenaudit: Ablauf, Checkliste und Bewertung

Was ist ein Lieferantenaudit

Das Lieferantenaudit ist die geplante Überprüfung vor Ort, ob der Lieferant über ein System und einen Prozess verfügt, der das Gekaufte in der geforderten Qualität und termingerecht liefern kann. Ein guter Ablauf mit Checkliste hat vier Phasen: Vorbereitung, Durchführung, Bericht und Nachverfolgung der Maßnahmen. Die Bewertung macht aus den Feststellungen eine Punktzahl und eine Klasse, die die Beschaffungsentscheidung stützt.

Es unterscheidet sich von der Lieferantenbewertung (IQF), die indirekt ist und die Liefer- und Qualitätshistorie misst. Das Audit prüft, wie tatsächlich gearbeitet wird. In der ISO 9001 verlangt die Lenkung extern bereitgestellter Prozesse, Produkte und Dienstleistungen (8.4) Kriterien für Beurteilung und Auswahl von Lieferanten; das Audit ist eine Möglichkeit, das zu erfüllen. Für Audits im eigenen Haus siehe internes Audit nach ISO 9001.

Visuelle Übersicht zum Lieferantenaudit

Die Übersicht zeigt die vier Phasen, die sechs Bereiche der Checkliste und das Bewertungsbeispiel dieses Beitrags.

Auditarten und wann welche passt

Priorisieren Sie nach Risiko: Kritikalität des Teils, Einkaufsvolumen, Reklamationshistorie und Abhängigkeit von einer einzigen Quelle. Die ABC-Klassifizierung der Lieferanten und die IQF helfen beim Jahresplan.

Ablauf in vier Phasen

1. Vorbereitung

• Legen Sie Umfang, Ziel und Kriterien fest (Norm, Vertragsanforderungen, Spezifikationen).
• Stellen Sie das Team zusammen: Auditleiter, fachliche Unterstützung und bei Bedarf ein Vertreter des Einkaufs.
• Senden Sie dem Lieferanten Agenda und Vorabfragebogen mit der vereinbarten Vorlaufzeit.
• Werten Sie die Historie aus: Reklamationen, Liefertreue, offene Korrekturmaßnahmen und frühere Audits.

2. Durchführung

• Eröffnungsgespräch: Umfang, Methode und Agenda vorstellen.
• Dokumentenprüfung: Verfahren, Aufzeichnungen, Produktionslenkungsplan und Zertifikate.
• Rundgang durch die Fertigung: den Fluss vom Wareneingang bis zum Versand verfolgen und beobachten, nicht nur fragen.
• Stichprobenverfolgung: Wählen Sie eine an Sie gelieferte Charge und folgen Sie den Aufzeichnungen vom Material bis zum Versand (Rückverfolgbarkeit).
• Interviews mit Werkern und Schichtführern, nicht nur mit der Leitung.
• Abschlussgespräch: Feststellungen vorstellen und die Fakten vor dem Verlassen bestätigen.

3. Bericht

• Klassifizieren Sie jede Feststellung: Hauptabweichung, Nebenabweichung oder Hinweis.
• Berechnen Sie Punktzahl und Lieferantenklasse.
• Erstellen Sie den Bericht innerhalb einer festgelegten Frist, etwa 5 Werktage.

4. Nachverfolgung

• Der Lieferant antwortet mit einem Maßnahmenplan: Ursache, Korrektur, Korrekturmaßnahme, Verantwortlicher und Termin.
• Prüfen Sie die Wirksamkeit anhand von Nachweisen, nicht anhand von Zusagen.
• Auditieren Sie den kritischen Punkt erneut, wenn die Klasse es verlangt.

Checkliste: sechs Bereiche und Kernfragen

So wird bewertet

Das folgende Modell ist ein Beispiel zum Anpassen; es ersetzt keine Bewertung, die eine Norm oder Ihr Kunde vorgibt. Jeder Bereich erhält eine Note von 0 bis 10 nach Erfüllung seiner Punkte, und das Gewicht spiegelt die Bedeutung für Ihr Produkt wider.

Gesamtpunktzahl = Σ (Gewicht × Note ÷ 10)

Vorgeschlagene Klassen: A (freigegeben) ab 85 %; B (bedingt freigegeben) von 70 % bis unter 85 %; C (nicht freigegeben) unter 70 %. Zusatzregel: Liegt ein Bereich unter 50 %, kann der Lieferant höchstens B erreichen. Auch das VDA 6.3 klassifiziert nach Erfüllungsgrad in Prozent, jedoch mit eigenen Berechnungs- und Herabstufungsregeln.

Gerechnetes Beispiel: Lieferant von Drehteilen

Fiktives Beispiel. Das Team auditierte einen Lieferanten von zerspanten Teilen und vergab die folgenden Noten.

Gesamtpunktzahl: 16,0 + 7,0 + 17,5 + 13,5 + 9,0 + 10,5 = 73,5 %. Kein Bereich lag unter 50 %, die Klasse ist also B (bedingt freigegeben). Die Schwachstelle ist Lagerung und Rückverfolgbarkeit (60 %): Der Maßnahmenplan priorisierte Chargenkennzeichnung und Aussonderung nicht konformer Teile, Frist 60 Tage mit Nachaudit dieses Punktes. Das Messwesen mit 90 % ist die Stärke. Da die Fertigung das höchste Gewicht trägt (25), kostet jeder dort verlorene Punkt mehr in der Gesamtnote.

Feststellungen klassifizieren und Fristen setzen

Die Fristen oben sind Beispiele; passen Sie sie an Produktrisiko und Vertrag an. Nicht fehlen dürfen Maßnahmenverantwortlicher, Termin und Abschlussnachweis.

Von der Klasse zur Beschaffungsentscheidung

• Klasse A: behält die Qualifizierung und wird im normalen Zyklus erneut auditiert, zum Beispiel alle 24 Monate.
• Klasse B: bleibt mit Maßnahmenplan und Überwachung; Nachaudit innerhalb von 12 Monaten, der kritische Punkt früher.
• Klasse C: neue Geschäfte werden bis zum Nachweis der Maßnahmen eingeschränkt, mit vollständigem Nachaudit. Bei Single-Source-Lieferanten sollten Sie parallel eine Alternative entwickeln.

Die Ergebnisse fließen in die IQF, in Einkaufsentscheidungen und im Automobilbereich in den Zyklus aus APQP und PPAP sowie die Anforderungen der IATF 16949 ein. Liefert ein Lieferant fehlerhaftes Material, entscheidet das MRB mit dem Umgang mit nicht konformem Material über die Charge, und das Audit prüft, ob die Ursache beseitigt wurde.

Häufige Fehler

• Nur Dokumente auditieren: Das Verfahren existiert, aber der Arbeitsplatz arbeitet anders.
• Generische Checkliste: nicht an Prozess und Risiko des zugekauften Produkts angepasst.
• Feststellung ohne Nachweis: Der Lieferant bestreitet sie, und die Diskussion stockt. Halten Sie Fakt, Ort und Aufzeichnung fest.
• Bewertung ohne Kriterien: Zwei Auditoren vergeben für dieselbe Situation unterschiedliche Noten. Kalibrieren Sie das Team mit Beispielen.
• Bericht ohne Nachverfolgung: Maßnahmen bleiben ohne Frist und ohne Wirksamkeitsprüfung.
• Strafendes Audit: Der Lieferant verbirgt Probleme. Ziel ist, Risiko zu senken und den Partner zu entwickeln.
• Ergebnis im Einkauf ignorieren: Klasse C ändert nichts an der Mengenvergabe.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Lieferantenaudit und Lieferantenbewertung?

Die Bewertung (IQF) misst die bisherige Leistung anhand von Liefer- und Qualitätsdaten. Das Audit prüft vor Ort, wie der Lieferant arbeitet. Das eine ergänzt das andere.

Wie oft sollte ein Lieferant auditiert werden?

Das hängt vom Risiko ab. Üblich sind 12 bis 36 Monate, mit zusätzlichen Besuchen nach schweren Reklamationen oder Prozessänderungen. Legen Sie es in Ihrer Verfahrensanweisung fest.

Wie lange dauert ein Lieferantenaudit?

In der Regel ein bis drei Tage, je nach Umfang und Größe. Ein fokussiertes Prozessaudit kann an einem Tag erledigt sein.

Muss der Lieferant vorher informiert werden?

Ja, mit vorher abgestimmter Agenda und abgestimmtem Umfang. Unangekündigte Audits sind nur sinnvoll, wenn sie vertraglich vorgesehen sind oder ein begründeter Verdacht besteht.

Wer sollte das Audit durchführen?

Im Auditverfahren geschulte Auditoren, die den Prozess kennen. Der Einkäufer sollte nicht der einzige Auditor sein, um die Unabhängigkeit zu wahren.

Kann ich die Bewertung des VDA 6.3 bei jedem Lieferanten anwenden?

Als Orientierung ja, aber das VDA 6.3 hat eigene Bewertungsregeln. Für die formale Anwendung folgen Sie dem Band oder passen das Modell an und dokumentieren die Kriterien.

Über den Autor

Vagner Soares

Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement

Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.

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