O que é mapeamento de processos
Mapeamento de processos é a representação gráfica das etapas, decisões, responsáveis e entradas e saídas de um processo, da primeira atividade até o resultado entregue ao cliente. O mapa mostra como o trabalho realmente acontece, para que o grupo enxergue retrabalho, esperas e etapas sem dono.
Os formatos mais usados são o fluxograma, o diagrama de raias (swimlane) e o BPMN. Para uma visão macro use o SIPOC; para medir tempos de material e informação, o VSM. Este artigo cobre os símbolos, o passo a passo e um exemplo com números.
Mapa visual do mapeamento de processos
O mapa reúne os símbolos do fluxograma e o passo a passo para mapear um processo.
Qual tipo de mapa usar
Cada técnica responde a uma pergunta diferente. Escolha pela decisão que o mapa precisa apoiar:
| Técnica | O que mostra | Quando usar |
|---|---|---|
| SIPOC | Visão macro: fornecedor, entrada, processo, saída, cliente | Delimitar o escopo antes de detalhar |
| Fluxograma | Etapas e decisões em sequência | Documentar um processo simples ou treinar |
| Raias (swimlane) | Fluxograma com uma faixa por responsável | Achar transferências e esperas entre áreas |
| BPMN | Notação padronizada com eventos, tarefas e gateways | Processos de negócio complexos ou automação |
| VSM | Fluxo de material e informação com tempos | Reduzir lead time na manufatura |
Símbolos do fluxograma
O fluxograma usa poucos símbolos padronizados (a norma ISO 5807 trata do tema). Na prática, seis bastam:
| Símbolo | Significado |
|---|---|
| Oval (terminador) | Início e fim do processo |
| Retângulo | Atividade ou etapa de processamento |
| Losango | Decisão com saídas "sim" e "não" |
| Paralelogramo | Entrada ou saída de dados, material ou informação |
| Documento | Formulário, relatório ou registro gerado |
| Seta | Sentido do fluxo entre os símbolos |
Regras simples: fluxo da esquerda para a direita ou de cima para baixo, uma entrada e uma saída por retângulo, e todo losango com pelo menos duas saídas rotuladas. Ao nomear as etapas, use verbo mais objeto: "Analisar crédito", não "Crédito".
Como mapear um processo em 7 passos
- Defina o objetivo e o escopo. Onde o processo começa e termina? Use um SIPOC para fixar os limites.
- Reúna quem executa. Inclua pelo menos uma pessoa de cada etapa; quem faz conhece as exceções.
- Mapeie o "como é", não o "como deveria ser". Registre o que acontece hoje, inclusive atalhos e retrabalho.
- Percorra o processo no local. Acompanhe um pedido real, do início ao fim, como numa caminhada no gemba.
- Desenhe as etapas e decisões. Comece com notas adesivas na parede; só depois passe para o software.
- Meça tempos e esperas. Anote o tempo de processamento de cada etapa e a espera entre elas.
- Valide e melhore. Confira o mapa com quem executa, marque os desperdícios e desenhe o "como será" com um ciclo PDCA.
Exemplo: atendimento de um pedido sob encomenda
Exemplo fictício. O processo vai do recebimento do pedido até a expedição. Tempos em minutos, medidos em um pedido acompanhado do início ao fim:
| Etapa | Atividade | Processamento (min) | Espera após a etapa (min) |
|---|---|---|---|
| 1 | Receber o pedido | 10 | 50 |
| 2 | Analisar o crédito | 15 | 225 |
| 3 | Programar a produção | 20 | 400 |
| 4 | Separar os materiais | 30 | 100 |
| 5 | Produzir | 120 | 240 |
| 6 | Inspecionar | 15 | 60 |
| 7 | Expedir | 20 | 0 |
| Total | 230 | 1075 |
Cálculos:
- Tempo de processamento: 10 + 15 + 20 + 30 + 120 + 15 + 20 = 230 min.
- Espera total: 50 + 225 + 400 + 100 + 240 + 60 + 0 = 1.075 min.
- Lead time do pedido: 230 + 1.075 = 1.305 min, ou 21 h 45 min.
- Eficiência do fluxo: 230 ÷ 1.305 = 17,6%. Ou seja, 82,4% do tempo o pedido está parado.
Eficiência do fluxo = tempo de processamento ÷ lead time total
A maior espera é a de "Programar a produção": 400 min, cerca de 31% do lead time. O mapa aponta o alvo: antes de acelerar a produção (120 min), reduza a fila de programação e a análise de crédito (225 min). Para o cálculo completo do prazo, veja lead time.
BPMN: quando vale a pena
O BPMN (Business Process Model and Notation) é uma notação padronizada, mantida pelo OMG e publicada também como ISO/IEC 19510. Seus elementos principais:
- Eventos (círculos): início, intermediário e fim.
- Atividades (retângulos arredondados): tarefas e subprocessos.
- Gateways (losangos): decisões e desvios em paralelo.
- Fluxos de sequência (setas) e raias dentro de piscinas, que mostram quem faz o quê.
Use BPMN quando o processo cruza várias áreas, tem eventos (como a chegada de uma mensagem) ou será automatizado em software. Para uma operação de chão de fábrica, um fluxograma com raias costuma bastar. Em processos administrativos, o Lean Office usa o mesmo mapa para achar desperdícios. Depois de mapear e melhorar, registre o resultado em um procedimento operacional padrão.
Erros comuns ao mapear processos
- Mapear o ideal. O mapa do "deveria ser" esconde os problemas reais.
- Detalhe demais. Um mapa de 80 caixas ninguém lê. Faça um nível macro e detalhe só o trecho crítico.
- Fazer sozinho. Sem quem executa, o mapa sai errado e ninguém o adota.
- Ignorar as esperas. Só as atividades aparecem; o ganho está nas filas entre elas.
- Mapa que vira quadro. Se não houver ação de melhoria com dono e prazo, o mapa é só um desenho.
- Misturar níveis. Não combine macroprocesso e instrução de trabalho no mesmo desenho.
Perguntas frequentes
O que é mapeamento de processos?
É a representação gráfica das etapas, decisões e responsáveis de um processo, usada para entender, documentar e melhorar o trabalho.
Qual a diferença entre fluxograma e BPMN?
O fluxograma usa poucos símbolos livres; o BPMN é uma notação padronizada, com eventos, gateways e raias, própria para processos de negócio complexos.
Qual a diferença entre mapeamento de processos e VSM?
O mapeamento descreve etapas e decisões; o VSM acrescenta o fluxo de material e informação com tempos e estoques, para reduzir o lead time.
Quais os símbolos básicos de um fluxograma?
Oval (início e fim), retângulo (atividade), losango (decisão), paralelogramo (entrada ou saída), documento e seta de fluxo.
Que ferramenta usar para mapear?
Comece com notas adesivas e papel kraft na parede. Depois use qualquer software de diagramas; a ferramenta importa menos que a participação de quem executa.
Como calcular a eficiência do fluxo?
Divida o tempo de processamento pelo lead time total. No exemplo, 230 ÷ 1.305 = 17,6%.
Fontes
- ROTHER, M.; SHOOK, J. Aprendendo a Enxergar. São Paulo: Lean Institute Brasil.
- HARRINGTON, H. J. Business Process Improvement. New York: McGraw-Hill, 1991.
- DUMAS, M. et al. Fundamentals of Business Process Management. Berlin: Springer.
- OMG. Business Process Model and Notation (BPMN), versão 2.0. Object Management Group, 2011.
- ISO 5807. Information processing: documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts. ISO.
Para estudar mais: fontes e links confiáveis
- ABEPRO: Associação Brasileira de Engenharia de Produção
- ASQ: Quality Resources (em inglês)
- Wikipédia: Business Process Model and Notation
Guarde este endereço: o Manufatura Enxuta é a sua escola de manufatura enxuta. Volte sempre que precisar estudar, com artigo completo, mapa visual e fontes confiáveis. Siga uma das trilhas de estudo ou consulte o glossário A–Z.
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Sobre o autor
Especialista em Lean Manufacturing e Gestão Comportamental
Mais de 20 anos de indústria automotiva e metalmecânica (GM e Dana), especialista em Lean Manufacturing desde 2006. Instrutor e mentor do SENAI no programa Brasil Mais Produtivo, com consultorias, treinamentos e auditorias em mais de 50 empresas, unindo qualidade, produtividade e desenvolvimento de pessoas.
