O que é Lean Office
Lean Office é a aplicação dos princípios de Lean Manufacturing a processos administrativos: aprovações, fluxo de documentos, atendimento ao cliente, faturamento. O produto não é físico, mas o fluxo de informação passa pelos mesmos desperdícios de um chão de fábrica.
Os desperdícios mais comuns em processos administrativos
Espera por aprovação
Documentos parados esperando assinatura ou validação de alguém, às vezes por dias.
Retrabalho por informação incompleta
Formulários que voltam para correção porque faltou um dado no preenchimento inicial.
Excesso de e-mails e reuniões
Comunicação que consome tempo sem gerar decisão ou avanço real no processo.
Duplicação de dados
A mesma informação digitada em múltiplos sistemas que não conversam entre si.
Um processo de aprovação com 6 assinaturas não é rigoroso — é 5 oportunidades a mais de algo esperar sem necessidade.
Ferramentas Lean que funcionam bem em escritório
O Mapeamento do Fluxo de Valor funciona tão bem para um processo de aprovação de crédito quanto para uma linha de montagem. Quadros Kanban adaptados (hoje popularizados em ferramentas digitais de gestão de tarefas) ajudam a visualizar o trabalho em andamento e limitar quantas tarefas cada pessoa está fazendo ao mesmo tempo.
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Sobre o autor
Especialista em Lean Manufacturing e Gestão Comportamental
Mais de 20 anos de indústria automotiva e metalmecânica (GM e Dana), especialista em Lean Manufacturing desde 2006. Instrutor e mentor do SENAI no programa Brasil Mais Produtivo, com consultorias, treinamentos e auditorias em mais de 50 empresas, unindo qualidade, produtividade e desenvolvimento de pessoas.