Qué es la gestión de compras
La gestión de compras es el proceso que asegura que la planta reciba el material correcto, en la cantidad correcta, en el plazo correcto y al menor costo total, desde la solicitud interna hasta el pago al proveedor. Se mide con pocos indicadores: ahorro (saving), entrega a tiempo y completa (OTIF), compras de emergencia y plazo de pago.
Comprar bien no es comprar barato. Un precio bajo con retraso, defectos o flete caro sale más caro que un precio medio. Por eso el área trabaja con costo total y no solo con el valor de la factura. Para el cálculo del costo total, vea el TCO en la compra de máquinas.
Mapa visual de la gestión de compras
El mapa muestra las etapas desde la solicitud hasta el pago, los indicadores y el ejemplo numérico de este artículo.
El ciclo de compra: de la solicitud al pago
El ciclo básico tiene seis etapas. En empresas con ERP, cada etapa genera un documento y una fecha, lo que permite medir el tiempo de cada una. Vea el ERP industrial para entender cómo se conectan los módulos.
| Etapa | Qué ocurre | Documento | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1. Solicitud | Se registra la necesidad con especificación, cantidad y fecha | Solicitud de compra | Planificación, mantenimiento, producción |
| 2. Cotización | Pedido de precio a al menos 3 proveedores calificados | Cuadro comparativo | Compras |
| 3. Selección y negociación | Comparación por precio, plazo, condiciones de pago y calidad | Acta de decisión | Compras y solicitante |
| 4. Orden de compra | Se formalizan las condiciones con el proveedor | Orden de compra | Compras |
| 5. Recepción | Control de cantidad, calidad y factura | Entrada de mercadería | Recepción y calidad |
| 6. Pago | Cotejo de orden, recepción y factura, y liberación | Autorización de pago | Finanzas |
Las solicitudes de ítems de producción normalmente nacen del MRP, que calcula qué comprar y cuándo. Los ítems de mantenimiento y consumo siguen el punto de pedido.
Indicadores de compras
Pocos indicadores bastan para controlar el área. Cada uno necesita fórmula y meta definidas.
| Indicador | Fórmula | Qué revela |
|---|---|---|
| Ahorro (saving) | (precio de referencia − precio negociado) × cantidad | Ganancia de la negociación |
| OTIF del proveedor | pedidos entregados a tiempo y completos ÷ pedidos recibidos × 100 | Confiabilidad de entrega |
| Compras de emergencia | pedidos urgentes ÷ total de pedidos × 100 | Falla de planificación |
| Lead time de compra | fecha de recepción − fecha de la solicitud | Velocidad del ciclo |
| Plazo medio de pago (PMP) | cuentas por pagar ÷ compras del período × días del período | Financiamiento por el proveedor |
| Costo por pedido | costo del área de compras ÷ número de pedidos | Eficiencia administrativa |
El ahorro solo vale si la referencia es honesta: use el último precio pagado o la cotización promedio, nunca un precio de lista inflado. Para evaluar proveedores de forma estructurada, use la evaluación de proveedores (IQF).
Ejemplo resuelto: un mes de compras
Ejemplo ficticio de una fábrica de componentes metálicos. En el mes se emitieron 240 órdenes de compra, con un gasto de R$ 1.850.000 (reales brasileños).
Ahorro de un ítem. Chapa de acero: referencia R$ 12,50/kg, negociado R$ 11,80/kg, 8.000 kg.
Ahorro = (12,50 − 11,80) × 8.000 = R$ 5.600 (5,6% de R$ 100.000)
Resultado del mes, sumando todos los ítems:
| Indicador | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Ahorro del mes | R$ 74.000 ÷ R$ 1.850.000 | 4,0% |
| OTIF | 204 ÷ 240 | 85% |
| Compras de emergencia | 24 ÷ 240 | 10% |
| Lead time de compra | 3 días (solicitud a orden) + 12 días (orden a recepción) | 15 días |
| Plazo medio de pago | R$ 2.775.000 ÷ R$ 1.850.000 × 30 | 45 días |
| Costo por pedido | R$ 48.000 ÷ 240 | R$ 200 |
Lectura: un ahorro de 4% parece bueno, pero 15% de los pedidos llegaron tarde o incompletos y 10% fueron urgentes. El flete urgente y las paradas de línea pueden consumir el ahorro. La acción es atacar la causa de las urgencias (planificación y stock de seguridad) y no solo negociar precio.
Cotejo de tres vías antes de pagar
El cotejo de tres vías (three-way match) compara orden de compra, recepción y factura. Solo se paga lo que coincide en los tres documentos.
Ejemplo: orden de 100 unidades a R$ 25,00 (R$ 2.500). Se recibieron 95 unidades y la factura vino con 100.
Valor a pagar = 95 × 25,00 = R$ 2.375 (diferencia de R$ 125 a reclamar o descontar)
Sin esta regla, finanzas paga la factura y la diferencia nunca se recupera.
Clasificar los ítems para definir la estrategia
No todo ítem merece el mismo esfuerzo. Empiece por la curva ABC: los ítems A concentran el valor y piden negociación y contrato a largo plazo; los ítems C piden un proceso simple, catálogo o compra automática. La decisión de comprar o fabricar también forma parte de la estrategia de compras. En compras internacionales, defina flete y riesgo con los Incoterms.
Errores comunes
- Decidir solo por el menor precio, sin considerar plazo, calidad y flete.
- Ahorro inflado: referencia artificial y ganancia que no aparece en el costo real.
- Falta de solicitud formal: compra por teléfono, sin registro ni aprobación.
- Proveedor único sin plan B en ítems críticos.
- Medir solo precio e ignorar OTIF, urgencias y diferencias de factura.
- Falta de segregación de funciones: la misma persona pide, aprueba, recibe y paga.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la gestión de compras?
Es el proceso de planificar, cotizar, negociar, comprar, recibir y pagar materiales y servicios, buscando el menor costo total con calidad y plazo.
¿Cuáles son las etapas del proceso de compras?
Solicitud, cotización, selección y negociación, orden de compra, recepción y pago.
¿Qué indicadores medir en compras?
Ahorro, OTIF del proveedor, porcentaje de compras de emergencia, lead time de compra, plazo medio de pago y costo por pedido.
¿Cómo se calcula el ahorro?
(Precio de referencia − precio negociado) × cantidad. En el ejemplo, (12,50 − 11,80) × 8.000 kg = R$ 5.600.
¿Cuántas cotizaciones se necesitan?
En general, al menos tres proveedores calificados, salvo ítems de fuente única, que deben justificarse y registrarse.
¿Qué es el cotejo de tres vías?
Es la comparación entre orden de compra, recepción y factura antes de liberar el pago.
Fuentes
- MONCZKA, R. M. et al. Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning.
- CHOPRA, S.; MEINDL, P. Administración de la cadena de suministro. Pearson.
- HEIZER, J.; RENDER, B. Dirección de la producción y de operaciones. Pearson.
Para seguir estudiando: fuentes y enlaces fiables
- ILOS: Instituto de Logística e Supply Chain (en portugués)
- CSCMP: Council of Supply Chain Management Professionals (en inglés)
- Wikipedia: Indicador clave de rendimiento
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Sobre el autor
Especialista en Lean Manufacturing y Gestión del Comportamiento
Más de 20 años en la industria automotriz y metalmecánica (GM y Dana), especialista en Lean Manufacturing desde 2006. Instructor y mentor del SENAI en el programa Brasil Mais Produtivo, con consultorías, capacitaciones y auditorías en más de 50 empresas, uniendo calidad, productividad y desarrollo de personas.
