Was ist Prozessmapping
Prozessmapping ist die grafische Darstellung der Schritte, Entscheidungen, Verantwortlichen sowie der Ein- und Ausgaben eines Prozesses, von der ersten Tätigkeit bis zum Ergebnis beim Kunden. Die Karte zeigt, wie die Arbeit tatsächlich abläuft, damit das Team Nacharbeit, Wartezeiten und Schritte ohne Verantwortlichen erkennt.
Gängige Formate sind das Flussdiagramm, das Swimlane-Diagramm und BPMN. Für den Überblick eignet sich SIPOC; für Material- und Informationszeiten die Wertstromanalyse. Dieser Artikel behandelt die Symbole, die Vorgehensweise und ein Rechenbeispiel.
Visuelle Karte des Prozessmappings
Die Karte fasst die Flussdiagramm-Symbole und die Schritte zum Mappen eines Prozesses zusammen.
Welche Darstellungsform passt
Jede Technik beantwortet eine andere Frage. Wählen Sie nach der Entscheidung, die die Karte unterstützen soll:
| Technik | Was sie zeigt | Wann einsetzen |
|---|---|---|
| SIPOC | Überblick: Lieferant, Eingang, Prozess, Ausgang, Kunde | Umfang festlegen, bevor man ins Detail geht |
| Flussdiagramm | Schritte und Entscheidungen in Reihenfolge | Einfachen Prozess dokumentieren oder schulen |
| Swimlane | Flussdiagramm mit einer Bahn je Verantwortlichem | Übergaben und Wartezeiten zwischen Bereichen finden |
| BPMN | Standardnotation mit Ereignissen, Aufgaben und Gateways | Komplexe Geschäftsprozesse oder Automatisierung |
| Wertstromanalyse | Material- und Informationsfluss mit Zeiten | Durchlaufzeit in der Fertigung senken |
Symbole des Flussdiagramms
Ein Flussdiagramm nutzt wenige genormte Symbole (die ISO 5807 behandelt das Thema; in Deutschland ist auch DIN 66001 gebräuchlich). In der Praxis genügen sechs:
| Symbol | Bedeutung |
|---|---|
| Oval (Terminator) | Start und Ende des Prozesses |
| Rechteck | Tätigkeit oder Bearbeitungsschritt |
| Raute | Entscheidung mit Ausgängen "Ja" und "Nein" |
| Parallelogramm | Ein- oder Ausgabe von Daten, Material oder Information |
| Dokument | Formular, Bericht oder erzeugter Nachweis |
| Pfeil | Richtung des Ablaufs zwischen den Symbolen |
Einfache Regeln: Ablauf von links nach rechts oder von oben nach unten, ein Eingang und ein Ausgang je Rechteck, jede Raute mit mindestens zwei beschrifteten Ausgängen. Benennen Sie Schritte mit Verb plus Objekt: "Kreditlimit prüfen", nicht "Kreditlimit".
Prozess mappen in 7 Schritten
- Ziel und Umfang festlegen. Wo beginnt und endet der Prozess? Mit einem SIPOC lassen sich die Grenzen fixieren.
- Die Ausführenden zusammenholen. Mindestens eine Person je Schritt; wer die Arbeit macht, kennt die Ausnahmen.
- Den Ist-Zustand abbilden, nicht den Soll-Zustand. Halten Sie fest, was heute passiert, einschließlich Abkürzungen und Nacharbeit.
- Den Prozess vor Ort abgehen. Verfolgen Sie einen realen Auftrag von Anfang bis Ende, wie bei einem Gemba-Walk.
- Schritte und Entscheidungen zeichnen. Beginnen Sie mit Haftnotizen an der Wand; die Software kommt später.
- Zeiten und Wartezeiten messen. Erfassen Sie die Bearbeitungszeit je Schritt und die Wartezeit dazwischen.
- Validieren und verbessern. Karte mit den Ausführenden prüfen, Verschwendung markieren und den Soll-Zustand in einem PDCA-Zyklus entwerfen.
Beispiel: Abwicklung eines Kundenauftrags (Auftragsfertigung)
Fiktives Beispiel. Der Prozess reicht vom Auftragseingang bis zum Versand. Zeiten in Minuten, an einem Auftrag von Anfang bis Ende gemessen:
| Schritt | Tätigkeit | Bearbeitung (min) | Wartezeit nach dem Schritt (min) |
|---|---|---|---|
| 1 | Auftrag annehmen | 10 | 50 |
| 2 | Kreditlimit prüfen | 15 | 225 |
| 3 | Produktion einplanen | 20 | 400 |
| 4 | Material bereitstellen | 30 | 100 |
| 5 | Fertigen | 120 | 240 |
| 6 | Prüfen | 15 | 60 |
| 7 | Versenden | 20 | 0 |
| Summe | 230 | 1.075 |
Berechnung:
- Bearbeitungszeit: 10 + 15 + 20 + 30 + 120 + 15 + 20 = 230 min.
- Gesamte Wartezeit: 50 + 225 + 400 + 100 + 240 + 60 + 0 = 1.075 min.
- Durchlaufzeit des Auftrags: 230 + 1.075 = 1.305 min, also 21 h 45 min.
- Flusseffizienz: 230 ÷ 1.305 = 17,6 %. Das heißt, 82,4 % der Zeit liegt der Auftrag still.
Flusseffizienz = Bearbeitungszeit ÷ gesamte Durchlaufzeit
Die längste Wartezeit entsteht bei "Produktion einplanen": 400 min, rund 31 % der Durchlaufzeit. Die Karte zeigt das Ziel: Bevor die Fertigung (120 min) beschleunigt wird, sollten Planungswarteschlange und Kreditprüfung (225 min) verkürzt werden. Die vollständige Berechnung finden Sie unter Durchlaufzeit (Lead Time).
BPMN: wann es sich lohnt
BPMN (Business Process Model and Notation) ist eine Standardnotation der OMG und zugleich als ISO/IEC 19510 veröffentlicht. Die wichtigsten Elemente:
- Ereignisse (Kreise): Start, Zwischenereignis und Ende.
- Aktivitäten (abgerundete Rechtecke): Aufgaben und Teilprozesse.
- Gateways (Rauten): Entscheidungen und parallele Zweige.
- Sequenzflüsse (Pfeile) sowie Bahnen in Pools, die zeigen, wer was tut.
Setzen Sie BPMN ein, wenn der Prozess mehrere Bereiche kreuzt, Ereignisse enthält (etwa den Eingang einer Nachricht) oder per Software automatisiert wird. Für eine Fertigungsoperation reicht meist ein Flussdiagramm mit Bahnen. In Verwaltungsprozessen nutzt Lean Office dieselbe Karte, um Verschwendung zu finden. Nach dem Mappen und Verbessern halten Sie das Ergebnis in einer Standardarbeitsanweisung fest.
Häufige Fehler beim Prozessmapping
- Das Ideal abbilden. Eine Soll-Karte verbirgt die echten Probleme.
- Zu viel Detail. Eine Karte mit 80 Kästchen liest niemand. Erst eine grobe Ebene zeichnen, nur den kritischen Abschnitt detaillieren.
- Allein arbeiten. Ohne die Ausführenden wird die Karte falsch und niemand nutzt sie.
- Wartezeiten ignorieren. Nur Tätigkeiten erscheinen; der Gewinn liegt in den Warteschlangen dazwischen.
- Die Karte wird zum Wandbild. Ohne Verbesserungsmaßnahme mit Verantwortlichem und Termin bleibt sie eine Zeichnung.
- Ebenen vermischen. Makroprozess und Arbeitsanweisung gehören nicht in dieselbe Zeichnung.
Häufige Fragen
Was ist Prozessmapping?
Die grafische Darstellung der Schritte, Entscheidungen und Verantwortlichen eines Prozesses, um Arbeit zu verstehen, zu dokumentieren und zu verbessern.
Was ist der Unterschied zwischen Flussdiagramm und BPMN?
Das Flussdiagramm nutzt wenige frei verwendbare Symbole; BPMN ist eine Standardnotation mit Ereignissen, Gateways und Bahnen für komplexe Geschäftsprozesse.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessmapping und Wertstromanalyse?
Das Prozessmapping beschreibt Schritte und Entscheidungen; die Wertstromanalyse ergänzt Material- und Informationsfluss mit Zeiten und Beständen, um die Durchlaufzeit zu senken.
Welche Grundsymbole hat ein Flussdiagramm?
Oval (Start und Ende), Rechteck (Tätigkeit), Raute (Entscheidung), Parallelogramm (Ein- oder Ausgabe), Dokument und Ablaufpfeil.
Welches Werkzeug eignet sich zum Mappen?
Beginnen Sie mit Haftnotizen und Packpapier an der Wand. Danach genügt jede Diagrammsoftware; wichtiger als das Werkzeug ist die Beteiligung der Ausführenden.
Wie berechnet man die Flusseffizienz?
Bearbeitungszeit durch gesamte Durchlaufzeit teilen. Im Beispiel: 230 ÷ 1.305 = 17,6 %.
Quellen
- ROTHER, M.; SHOOK, J. Sehen lernen. Lean Management Institut.
- HARRINGTON, H. J. Business Process Improvement. New York: McGraw-Hill, 1991.
- DUMAS, M. et al. Fundamentals of Business Process Management. Berlin: Springer.
- OMG. Business Process Model and Notation (BPMN), Version 2.0. Object Management Group, 2011.
- ISO 5807. Information processing: documentation symbols and conventions for data, program and system flowcharts. ISO.
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Über den Autor
Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement
Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.
