O que é gestão de compras
A gestão de compras é o processo que garante que a fábrica receba o material certo, na quantidade certa, no prazo certo e ao menor custo total, do pedido interno até o pagamento ao fornecedor. Ela se mede por poucos indicadores: economia obtida (saving), entrega no prazo e completa (OTIF), compras emergenciais e prazo de pagamento.
Comprar bem não é comprar barato. Um preço baixo com atraso, defeito ou frete caro sai mais caro que o preço médio. Por isso a área trabalha com custo total, e não só com o valor da nota. Para o cálculo do custo total, veja o TCO na compra de máquinas.
Mapa visual da gestão de compras
O mapa mostra as etapas da requisição ao pagamento, os indicadores e o exemplo numérico deste artigo.
O ciclo de compra: da requisição ao pagamento
O ciclo básico tem seis etapas. Em empresas com ERP, cada etapa gera um documento e um registro de data, o que permite medir o tempo de cada uma. Veja o ERP industrial para entender como os módulos se conectam.
| Etapa | O que acontece | Documento | Responsável |
|---|---|---|---|
| 1. Requisição | A necessidade é registrada, com especificação, quantidade e data | Requisição de compra | PCP, manutenção, produção |
| 2. Cotação | Pedido de preço a pelo menos 3 fornecedores qualificados | Mapa de cotação | Compras |
| 3. Seleção e negociação | Comparação por preço, prazo, condição de pagamento e qualidade | Ata ou mapa de decisão | Compras e solicitante |
| 4. Pedido | Formalização das condições com o fornecedor | Pedido de compra | Compras |
| 5. Recebimento | Conferência de quantidade, qualidade e nota fiscal | Entrada de mercadoria | Recebimento e qualidade |
| 6. Pagamento | Comparação entre pedido, recebimento e nota, e liberação | Autorização de pagamento | Financeiro |
A requisição de itens de produção normalmente nasce do MRP, que calcula o que comprar e quando. Itens de manutenção e de consumo seguem o ponto de pedido.
Indicadores de compras
Poucos indicadores bastam para controlar a área. Cada um precisa de fórmula e de meta definidas.
| Indicador | Fórmula | O que revela |
|---|---|---|
| Saving | (preço de referência − preço negociado) × quantidade | Economia obtida na negociação |
| OTIF do fornecedor | pedidos entregues no prazo e completos ÷ pedidos recebidos × 100 | Confiabilidade de entrega |
| Compras emergenciais | pedidos urgentes ÷ total de pedidos × 100 | Falha de planejamento |
| Lead time de compra | data de recebimento − data da requisição | Velocidade do ciclo |
| Prazo médio de pagamento (PMP) | contas a pagar ÷ compras do período × dias do período | Financiamento pelo fornecedor |
| Custo por pedido | custo da área de compras ÷ número de pedidos | Eficiência administrativa |
O saving só vale se a referência for honesta: use o último preço pago ou a cotação média, nunca o preço de tabela inflado. Para medir fornecedores de forma estruturada, use a avaliação de fornecedores (IQF).
Exemplo resolvido: um mês de compras
Exemplo fictício de uma fábrica de componentes metálicos. No mês foram emitidos 240 pedidos, num gasto de R$ 1.850.000.
Saving de um item. Chapa de aço: referência R$ 12,50/kg, negociado R$ 11,80/kg, 8.000 kg.
Saving = (12,50 − 11,80) × 8.000 = R$ 5.600 (5,6% de R$ 100.000)
Resultado do mês, somando todos os itens:
| Indicador | Cálculo | Resultado |
|---|---|---|
| Saving do mês | R$ 74.000 ÷ R$ 1.850.000 | 4,0% |
| OTIF | 204 ÷ 240 | 85% |
| Compras emergenciais | 24 ÷ 240 | 10% |
| Lead time de compra | 3 dias (requisição até pedido) + 12 dias (pedido até recebimento) | 15 dias |
| Prazo médio de pagamento | R$ 2.775.000 ÷ R$ 1.850.000 × 30 | 45 dias |
| Custo por pedido | R$ 48.000 ÷ 240 | R$ 200 |
Leitura: o saving de 4% parece bom, mas 15% dos pedidos chegaram atrasados ou incompletos e 10% foram urgentes. Frete urgente e parada de linha podem consumir a economia. A ação é atacar a causa das urgências (planejamento e estoque de segurança), e não só negociar preço.
Conferência de três vias antes de pagar
A conferência de três vias (three-way match) compara pedido, recebimento e nota fiscal. Só se paga o que bate nos três documentos.
Exemplo: pedido de 100 unidades a R$ 25,00 (R$ 2.500). Foram recebidas 95 unidades e a nota veio com 100.
Valor a pagar = 95 × 25,00 = R$ 2.375 (divergência de R$ 125 a cobrar ou abater)
Sem essa regra, o financeiro paga a nota e a divergência nunca é recuperada.
Classificar os itens para definir a estratégia
Nem todo item merece o mesmo esforço. Comece pela curva ABC: itens A concentram o valor e pedem negociação e contrato de longo prazo; itens C pedem processo simples, catálogo ou compra automática. A decisão de comprar ou fabricar também faz parte da estratégia de compras. Para compras internacionais, defina o frete e o risco pelos Incoterms.
Erros comuns
- Decidir só pelo menor preço, sem considerar prazo, qualidade e frete.
- Saving inflado: referência artificial e economia que não aparece no custo real.
- Ausência de requisição formal: compra feita por telefone, sem registro nem aprovação.
- Único fornecedor sem plano B em itens críticos.
- Medir só preço e ignorar OTIF, urgências e divergências de nota.
- Falta de segregação de funções: a mesma pessoa pede, aprova, recebe e paga.
Perguntas frequentes
O que é gestão de compras?
É o processo de planejar, cotar, negociar, comprar, receber e pagar materiais e serviços, buscando o menor custo total com qualidade e prazo.
Quais são as etapas do processo de compras?
Requisição, cotação, seleção e negociação, pedido, recebimento e pagamento.
Quais indicadores medir em compras?
Saving, OTIF do fornecedor, percentual de compras emergenciais, lead time de compra, prazo médio de pagamento e custo por pedido.
Como calcular o saving?
(Preço de referência − preço negociado) × quantidade. No exemplo, (12,50 − 11,80) × 8.000 kg = R$ 5.600.
Quantas cotações são necessárias?
Em geral, no mínimo três fornecedores qualificados, salvo item de fonte única, que deve ser justificado e registrado.
O que é conferência de três vias?
É a comparação entre pedido, recebimento e nota fiscal antes de liberar o pagamento.
Fontes
- BAILY, P. et al. Compras: princípios e administração. São Paulo: Atlas.
- DIAS, M. A. P. Administração de Materiais. São Paulo: Atlas.
- MONCZKA, R. M. et al. Purchasing and Supply Chain Management. Cengage Learning.
- CHOPRA, S.; MEINDL, P. Gestão da Cadeia de Suprimentos. Pearson.
Para estudar mais: fontes e links confiáveis
- ILOS: Instituto de Logística e Supply Chain
- CSCMP: Council of Supply Chain Management Professionals (em inglês)
- Wikipédia: Indicador-chave de desempenho
Guarde este endereço: o Manufatura Enxuta é a sua escola de manufatura enxuta. Volte sempre que precisar estudar, com artigo completo, mapa visual e fontes confiáveis. Siga uma das trilhas de estudo ou consulte o glossário A–Z.
Quer menos quebras e mais disponibilidade?
Baixe o e-book gratuito sobre indicadores de desempenho e acompanhe as perdas da manutenção.
Baixar e-book
Sobre o autor
Especialista em Lean Manufacturing e Gestão Comportamental
Mais de 20 anos de indústria automotiva e metalmecânica (GM e Dana), especialista em Lean Manufacturing desde 2006. Instrutor e mentor do SENAI no programa Brasil Mais Produtivo, com consultorias, treinamentos e auditorias em mais de 50 empresas, unindo qualidade, produtividade e desenvolvimento de pessoas.
