Transportmanagementsystem (TMS): Funktionen und Einführung

Was ist ein TMS?

Ein Transportmanagementsystem (TMS) ist eine Software, die Gütertransporte plant, beauftragt, verfolgt und abrechnet. Es deckt alles ab, was außerhalb des Lagers passiert: Spediteur wählen, Ladung zusammenstellen, Touren planen, Sendungen verfolgen und die Frachtrechnung prüfen.

Das Lagerverwaltungssystem (WMS) steuert das Lager, das MES die Fertigung, und das ERP hält Aufträge, Rechnungen und Buchhaltung. Das TMS sitzt zwischen dem versandten Auftrag und dem Kunden, der die Ware erhält.

Visuelle Übersicht zum TMS

Die Karte zeigt den Frachtzyklus (Angebot, Tour, Verfolgung und Prüfung), das Beispiel mit Volumengewicht und die Monatskennzahlen.

Funktionen eines TMS

• Frachtkalkulation und Spediteurauswahl: vergleicht Tarife, Laufzeit und Servicegrad jedes Spediteurs für jeden Auftrag und wendet Regeln an, etwa niedrigste Kosten innerhalb der Laufzeit.
• Ladungsbündelung und Transportplanung: fasst Aufträge nach Ziel und Fahrzeug zusammen und beachtet Gewicht, Volumen und Lieferfenster.
• Tourenplanung: legt die Stoppreihenfolge fest. Die Grundlogik steht in Tourenplanung und Travelling-Salesman-Problem; das System wendet sie mit Karten, Restriktionen und echtem Fuhrpark an.
• Rampen- und Abholplanung: bucht das Ladefenster und verhindert Lkw-Staus auf dem Hof.
• Sendungsverfolgung und Ausnahmen: empfängt den Status des Spediteurs (abgeholt, unterwegs, zugestellt, Schaden, Annahmeverweigerung) und warnt, bevor der Kunde reklamiert.
• Frachtkostenprüfung: vergleicht die kalkulierte mit der berechneten Fracht und sperrt Abweichungen zur Zahlung.
• Kennzahlen: Frachtkosten je kg, Frachtkostenquote, Liefertreue und Abweichungsquote der Rechnungen.

Beispiel: Frachtangebot mit Volumengewicht

Ein Werk versendet 4.000 kg Ware mit 18 m³ Volumen und einem Rechnungswert von 120.000 €. Der Kunde verlangt Lieferung innerhalb von 3 Tagen. Die Spediteure berechnen nach dem höheren Wert aus Realgewicht und Volumengewicht. Im Beispiel verwenden alle den Faktor 300 kg/m³.

Volumengewicht = Volumen (m³) × Faktor (kg/m³) = 18 × 300 = 5.400 kg

Da 5.400 kg größer ist als 4.000 kg, wird die Fracht auf 5.400 kg berechnet.

Der günstigste Spediteur (C) verfehlt die Frist. Von den beiden, die sie einhalten, wählt das TMS B mit 1.620 €, also 270 € weniger als A. Bezogen auf das Realgewicht kostet B 1.620 ÷ 4.000 = 0,405 €/kg.

In der Rechnung berechnete Spediteur B 1.780 €. Die Abweichung beträgt 1.780 − 1.620 = 160 €, also 9,9 % über dem Angebot. Ohne automatische Prüfung wird so ein Aufschlag meist unbemerkt bezahlt.

Transportkennzahlen

Mit den TMS-Daten sieht der Monatsabschluss so aus (Beispielwerte):

Die Kosten je kg allein täuschen: Sie steigen, wenn die Ware leicht und sperrig ist. Beobachten Sie sie zusammen mit der Fahrzeugauslastung und der Liefertreue. Zur Logik des Servicegrads siehe Servicegrad und Fill Rate.

Wann sich ein TMS lohnt

Ein gutes Zeichen ist, wenn das Team den Tag mit Anfragen und Nachfassen bei Spediteuren verbringt, statt zu planen. Die Fracht gehört oft zu den größten Logistikkosten, und der Nutzen aus Rechnungsprüfung und besserer Spediteurauswahl zeigt sich schnell. Vergleichen Sie die Investition mit den Gesamtbetriebskosten (TCO): Lizenz, Integration, Schulung und Wartung.

Einführung in Schritten

1. Ist-Prozess aufnehmen: von der Rechnung über die Zustellung bis zur Zahlung der Fracht. Ein einfaches Prozessablaufdiagramm genügt.
2. Stammdaten bereinigen: Adressen, Postleitzahlen, Gewicht und Abmessungen der Artikel. Ohne korrektes Gewicht und Volumen ist das Volumengewicht falsch.
3. Tariftabellen laden: je Spediteur mit Laufzeitregeln, Zuschlägen und Volumenfaktor.
4. An ERP und WMS anbinden: Auftrag und Rechnung gelangen ohne Neueingabe ins TMS; der Status geht zurück ins ERP.
5. Mit einer Relation oder einem Spediteur pilotieren und 30 Tage lang geplante und tatsächliche Fracht vergleichen.
6. Entscheidungsregeln festlegen (niedrigste Kosten innerhalb der Laufzeit, Vorrang für kritische Kunden) und klären, wer Ausnahmen freigibt.
7. Kennzahlen im Wochentermin prüfen und Tarife sowie Regeln anpassen.

Häufige Fehler

• Falsche Stammdaten zu Gewicht und Abmessungen, die zu falschen Angeboten und falscher Prüfung führen.
• Auswahl nur nach niedrigster Fracht, ohne Laufzeit, Schäden und Reklamationen zu berücksichtigen.
• Keine Anbindung an ERP und WMS, sodass die doppelte Erfassung bleibt.
• Produktivstart, ohne festzulegen, wer Ausnahmen und Rechnungsstreitigkeiten bearbeitet.
• Nur Kosten je kg messen, ohne Liefertreue und Fahrzeugauslastung.

Häufige Fragen

Wofür steht TMS?

Für Transportmanagementsystem (Transportation Management System). Es plant, beauftragt, verfolgt und prüft die Fracht.

Was ist der Unterschied zwischen TMS und WMS?

Das WMS verwaltet das Lager (Wareneingang, Bestand, Kommissionierung). Das TMS steuert den Transport, sobald der Auftrag den Versand verlässt.

Was ist das Volumengewicht?

Es ist das dem Volumen der Ware entsprechende Gewicht: Volumen in m³ mal einem Faktor in kg/m³. Der Spediteur berechnet den höheren Wert aus Real- und Volumengewicht.

Wie berechnet man das Volumengewicht für 18 m³ bei Faktor 300?

18 × 300 = 5.400 kg. Beträgt das Realgewicht 4.000 kg, wird die Fracht auf 5.400 kg berechnet.

Ersetzt das TMS das ERP?

Nein. Das ERP hält Aufträge, Rechnungen und Buchhaltung; das TMS übernimmt Entscheidung und Nachverfolgung des Transports und ist ans ERP angebunden.

Lohnt sich ein TMS für kleine Unternehmen?

Das hängt von Sendungsvolumen und Frachtkosten ab. Bei wenigen Sendungen und einem Spediteur reichen meist eine Tabelle und dessen Portal.

Über den Autor

Vagner Soares

Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement

Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.

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