Personalbedarf Instandhaltung berechnen: Anzahl Techniker

Was ist die Personalbedarfsplanung in der Instandhaltung

Die Personalbedarfsplanung in der Instandhaltung berechnet, wie viele Techniker nötig sind, um im Jahr die gesamte geplante Instandhaltungsarbeit zu leisten: Wartung, Störungsbeseitigung, Verbesserungen und Abbau des Auftragsrückstands. Die Rechnung teilt die benötigten Arbeitsstunden durch die Stunden, die jeder Techniker tatsächlich produktiv leistet.

Der häufigste Fehler ist die Division durch die Vertragsstunden. Ein Techniker mit 1.752 Jahresstunden leistet deutlich weniger Stunden am Betriebsmittel, wegen Fehlzeiten, Schulung, Wegezeiten, Warten auf Ersatzteile und auf die Freigabe der Anlage. Wer das ignoriert, bekommt ein zu kleines Team, einen wachsenden Rückstand und Störungsbeseitigung, die die Wartungsplanung verdrängt.

Visuelle Karte der Personalbedarfsplanung

Die Karte zeigt die Formel, den Stundenbedarf, die verfügbaren Stunden je Techniker und das durchgerechnete Beispiel dieses Artikels.

Formel

Techniker = benötigte Instandhaltungsstunden pro Jahr ÷ produktive Stunden je Techniker und Jahr

Produktive Stunden = (verfügbare Stunden − Fehlzeiten − Schulung) × Nutzungsgrad

Der Nutzungsgrad (auch Werkzeugzeit oder "Wrench Time") ist der Anteil der Schicht, in dem der Techniker tatsächlich an der Anlage arbeitet. Ermitteln Sie ihn per Multimomentaufnahme im eigenen Werk; die unten verwendeten 65 % sind eine Annahme des Beispiels, kein allgemeiner Richtwert.

Schritt 1: Stundenbedarf ermitteln

Summieren Sie, was das Team in 12 Monaten leisten muss, anhand der Historie im CMMS und des Instandhaltungsplans:

• Wartung und Inspektion: Anzahl der Aufträge × durchschnittliche Stunden laut Plan.
• Störungsbeseitigung: historischer Mittelwert der Aufträge × durchschnittliche Stunden. Weniger Ausfälle durch Schadensanalyse verkleinern diese Zeile.
• Verbesserungen und Projekte: im Jahresbudget vorgesehene Stunden.
• Rückstand abbauen: der Teil der aufgelaufenen Aufträge, den das Jahresziel abarbeiten soll.

Große Stillstände (geplante Revisionsstillstände) werden meist separat mit Fremdfirmen oder befristeter Verstärkung behandelt und gehören nicht in die Berechnung der Stammbelegschaft.

Schritt 2: Produktive Stunden je Techniker berechnen

Der Fehlzeitenanteil stammt aus Ihrer eigenen Historie; siehe Berechnung von Fehlzeitenquote und Fluktuation.

Durchgerechnetes Beispiel: Werk mit 9.200 Stunden Bedarf

Fiktives Beispiel. Ein Werk hat folgenden jährlichen Instandhaltungsbedarf:

Techniker = 9.200 ÷ 1.078 = 8,53, aufgerundet auf 9

Mit 9 Technikern bleibt ein Puffer von 502 Stunden (etwa 5 %), eine nützliche Reserve für dringende Aufträge. Mit 8 fehlen 576 Stunden, und der Rückstand wächst. Beträgt der aktuelle Rückstand 1.800 Stunden und das Ziel baut 600 ab, bleiben 1.200 Stunden, also 1.200 ÷ (9.702 ÷ 52) ≈ 6,4 Wochen Arbeit des gesamten Teams.

Empfindlichkeit gegenüber dem Nutzungsgrad

Zehn Prozentpunkte Nutzungsgrad sind ein bis zwei Techniker wert. Vor einer Einstellung sollte man fragen, ob das Problem fehlendes Personal oder verlorene Zeit ist: fehlende Ersatzteile, nicht freigegebene Anlagen, schlecht geplante Aufträge und Wegezeiten. Arbeitsvorbereitung und Terminplanung erhöhen den Nutzungsgrad, ohne das Team zu vergrößern. Die MTTR zeigt, wo die Stunden verloren gehen.

Nach Gewerk und nach Schicht

Die Gesamtrechnung verdeckt ein Problem: Techniker sind nicht austauschbar. Rechnen Sie je Gewerk und addieren Sie danach:

Die Aufrundung je Gewerk verlangt 10 Techniker gegenüber 9 in der Gesamtrechnung. Der Ausweg ist Mehrfachqualifikation: Ein Techniker, der etwa Mechanik und Schmierung abdeckt, fängt die Aufrundung auf. Planen Sie das mit einer Qualifikationsmatrix.

Bei Werken mit durchgehender Abdeckung rechnen Sie zusätzlich je Schichtposten. Ein Posten rund um die Uhr, 24 h × 365 Tage, hat 8.760 Stunden. Geteilt durch 1.659 Nettostunden je Person: 8.760 ÷ 1.659 = 5,28, also 6 Personen je Posten, damit in jeder Schicht ein Techniker anwesend ist. Diese Zahl betrifft die Abdeckung, nicht die Produktivität, und darf nicht ohne Sorgfalt zu den bereits berechneten Arbeitsstunden addiert werden, um Doppelzählungen zu vermeiden.

Häufige Fehler

• Division durch die Vertragsstunden, ohne Fehlzeiten, Schulung und unproduktive Zeit abzuziehen.
• Ein Nutzungsgrad von 100 %. Kein Team arbeitet die ganze Zeit an der Anlage.
• Den Rückstand ignorieren. Ein Team, das nur auf den neuen Bedarf ausgelegt ist, baut den Stau nie ab.
• Nicht nach Gewerk trennen. Am Ende gibt es zu viele Mechaniker und zu wenige Elektriker.
• Einstellen, um ein Planungsproblem zu überdecken. Fehlende Teile und schlechte Terminplanung senken den Nutzungsgrad und verschleiern die tatsächliche Teamgröße.
• Das Ergebnis als fest betrachten. Jährlich überprüfen oder wenn sich Werk, Plan oder Störungsrate ändern. Die Personalbedarfsplanung in der Produktion nach Taktzeit folgt einer ähnlichen Logik.

Häufige Fragen

Wie lautet die Formel für den Personalbedarf in der Instandhaltung?

Techniker = benötigte Instandhaltungsstunden pro Jahr ÷ produktive Stunden je Techniker. Die produktiven Stunden ziehen Fehlzeiten, Schulung und unproduktive Zeit ab.

Welchen Nutzungsgrad soll ich ansetzen?

Den im eigenen Werk gemessenen, per Multimomentaufnahme. Im Beispiel wurde eine Annahme von 65 % verwendet. Ohne Messung Szenarien von 55 % bis 75 % durchrechnen und die Wirkung auf die Technikerzahl prüfen.

Wie fließt der Rückstand in die Rechnung ein?

Addieren Sie zum Jahresbedarf die Rückstandsstunden, die das Jahresziel abarbeiten soll. Im Beispiel 600 der aufgelaufenen 1.800 Stunden.

Wie viele Techniker braucht ein 24-Stunden-Posten?

Im Beispiel 8.760 ÷ 1.659 = 5,28, also 6 Personen je durchgehendem Posten; der Wert hängt vom Schichtmodell und vom geltenden Arbeitsrecht ab.

Ändert Fremdvergabe den Personalbedarf?

Ja. Leistungen wie Stillstände und seltene Gewerke liegen oft außerhalb der Stammbelegschaft, was die internen Bedarfsstunden senkt.

Wie oft sollte man die Rechnung überprüfen?

Einmal im Jahr und immer dann, wenn sich Instandhaltungsplan, Anlagenbestand oder Störungsvolumen ändern.

Über den Autor

Vagner Soares

Spezialist für Lean Manufacturing und Verhaltensmanagement

Über 20 Jahre in der Automobil- und Metallindustrie (GM und Dana), Praktiker für Lean Manufacturing seit 2006. SENAI-Dozent und Mentor im brasilianischen Programm Brasil Mais Produtivo, mit Beratung, Schulung und Audits für über 50 Unternehmen. Er verbindet Qualität, Produktivität und Personalentwicklung.

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